Entrümpeln: Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten

Mit dem Jahreswechsel haben Unternehmer, Freiberufler, Vereine und Verbände wieder die Möglichkeit, alte Unterlagen auszusortieren. In diesem Zusammenhang weist der Bund der Steuerzahler (BdSt) Nordrhein-Westfalen auf zwei wichtige steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen hin, die die Abgabenordnung vorsieht.

Zehn Jahre lang müssten Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufgehoben werden. Gleiches gelte für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern. Folglich könnten die entsprechenden Unterlagen des Jahres 2010 und früherer Jahre zum 01.01.2021 vernichtet werden.

Sechs Jahre lang müssten empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, aufgehoben werden. Somit könnten die entsprechenden Belege des Jahres 2014 und früherer Jahre zum 01.01.2021 vernichtet werden.

Entscheidend für den Beginn der Fristen ist laut BdSt, wann die Unterlagen entstanden (zum Beispiel Buchungsbelege) oder fertig gestellt worden (zum Beispiel Bilanzen) sind. Sie würden jeweils mit Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres beginnen (2010 beziehungsweise 2014). Alle Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen könnten auch auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden.

Allerdings könnten sich die beiden genannten Fristen verlängern, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten, betont der BdSt. Das gelte vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen sowie bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren.

Die genannten Aufbewahrungspflichten gölten nicht für Privatpersonen. Eine besondere Regelung gelte jedoch für Personen, bei denen die Summe aller erzielten privaten Einkünfte (zum Beispiel aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 Euro beträgt. In diesen Fällen seien die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Einkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre lang aufzubewahren.

Bund der Steuerzahler Nordrhein-Westfalen e. V., PM vom 08.01.2021