Steuerliche Behandlung von Dienst- und Betriebsrädern

Arbeitnehmer, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein Dienstrad erhalten, brauchen die Überlassung für die private Nutzung nach § 3 Nr. 37 EStG nicht zu versteuern. Die Steuerbefreiung gilt bis Ende 2030.

Um die steuerliche Behandlung von Fahrrädern korrekt vorzunehmen, sind zunächst zwei Varianten zu unterscheiden.

1. Erhält der Arbeitnehmer – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn – ein Dienst­fahrrad, dass er auch privat nutzen darf, braucht der Vorteil für die private Nutzung nicht mehr als Arbeitslohn versteuert zu werden. Wichtig: Das Dienstrad muss bei dieser Variante als Extra zum Gehalt überlassen werden. Dazu sollte die Überlassung des Dienstrades am besten in einem eigenständigen Vertrag oder zumindest im Arbeitsvertrag gesondert verein­bart werden. Auch E-Bikes fallen unter diese Regelung, ausgenommen sind hingegen Fahr­räder, deren Motor eine Geschwindigkeit über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt und die damit versicherungspflichtig sind. Diese gelten als Fahrzeuge und unterliegen der Versteue­rung von E-Fahrzeugen. In der Praxis ist die Überlassung des Dienstrades zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn allerdings eher die Ausnahme.

2. Stark verbreitet ist die Variante einer Entgeltumwandlung. Der Arbeitgeber least die Diensträder. Die Mitarbeiter, die ein Rad in Anspruch nehmen und auch privat nutzen wollen, verzichten für die Dauer der Rad-Überlassung auf Bruttolohn in Höhe der Leasing­rate. Hier gilt keine Steuerbefreiung. Die Überlassung ist aber auch steuerlich begünstigt. In diesem Fall muss seit 2020 nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises des Rades mittels der sog. 1-Prozent-Regelung als geldwerter Vorteil versteuert werden. Als Bruttolistenpreis gilt dabei die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer. Dieser ist aber nur zu 25 Prozent anzusetzen und auf volle 100 Euro abzurunden. 1 Prozent auf den sich ergebenden Betrag muss dann monatlich als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Beispiel: UVP E-Bike = 2.100 € × 25 % = 525 € = rund 500 € × 1 % = 5 €

Hat der Mitarbeiter das Rad vor 2019 übernommen, gilt weiterhin die 1-Prozent-Regel vom vollen Preis. Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat ist in diesem Zusammenhang nicht anwendbar.

Umsatzsteuer ist aber auch vom Arbeitgeber abzuführen. Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn bei der Überlassung eines Fahrrades als umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung mit 1 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer angesetzt wird. Eine Wertminderung wie bei der Lohnsteuer ist nicht zulässig. Stattdessen darf der Arbeitgeber von den Kosten die Umsatzsteuer/Vorsteuer geltend machen. „Beträgt der anzusetzende Wert des Fahrrades weniger als 500 €, wird von der Finanzbehörde nicht beanstandet, dass von keiner entgeltlichen Überlassung des Fahrrades ausgegangen wird“, informiert Daniela Karbe-Geßler. Umsatzsteuer ist somit nicht abzuführen.

BdSt, Meldung vom 30.05.2023