Betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen: Zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen ab 2025

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG) die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 01.01.2025 bekannt gegeben.

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist laut BMF der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gelte für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG Folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden sei der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland sei der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

• Für die Zwischentage sei in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist laut BMF für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, sei R 9.6 Absatz 3 der Lohnsteuer-Richtlinien LStR zu beachten.

Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt laut Ministerium Folgendes: Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten sei die Kürzung der Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, das heißt von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gölten auch für Mikronesien; die Beträge für Trinidad und Tobago auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder sei der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes sei der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nach Angaben des BMF ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 128 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228). Für den Werbungskostenabzug seien nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 117 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228); dies gelte entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Das aktuelle Schreiben gelte entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nr. 3 LStR und Rz. 112 ff. des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228). Das ausführliche Schreiben mit der Übersicht über die ab 01.01.2025 geltenden Pauschbeträge steht auf den Seiten des Ministeriums (www.bundesfinanzministerium.de) als pdf-Datei zum Download zur Verfügung.

Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 02.12.2024, IV C 5 - S 2353/19/10010 :006