Berufsgeheimnisträger: Anforderungen an das Fahrtenbuch

Das Finanzgericht (FG) hat zu den Anforderungen entschieden, die an ein Fahrtenbuch von Berufsgeheimnisträgern (hier: einem Anwalt) zu stellen sind.

Die in § 43a Absatz 2 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) normierte Verschwiegenheitspflicht eines Rechtsanwalts erstrecke sich auch auf die Identität des Mandanten und die Tatsache seiner Beratung, hält das Gericht zunächst fest. Berufsgeheimnisträger könnten bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs nach § 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 3 Einkommensteuergesetz( EStG) Schwärzungen vornehmen, soweit diese erforderlich sind, um die Identitäten von Mandanten zu schützen.

Die Berechtigung, einzelne Eintragungen im Fahrtenbuch zu schwärzen, ändere nichts an der grundsätzlichen Beweislastverteilung. Gegebenenfalls müsse der Berufsträger substantiiert und nachvollziehbar darlegen, weshalb Schwärzungen in dem erfolgten Umfang erforderlich waren, und die berufliche Veranlassung der Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen, so das FG.

Das Verfahren betraf unter anderem die Frage, ob ein Berufsgeheimnisträger zum Nachweis des Verhältnisses von privaten Fahrten zu beruflichen Fahrten nach der Fahrtenbuchmethode ein teilweise geschwärztes Fahrtenbuch vorlegen darf. Der Kläger war als Rechtsanwalt tätig und legte ein teilweise geschwärztes Fahrtenbuch vor.

Das FG hat dazu zunächst allgemein festgestellt, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nach ständiger Rechtsprechung nur dann vorliege, wenn die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit böten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar seien. Die Aufzeichnungen müssten daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen lassen. In dem Fahrtenbuch seien neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Geschäftspartner oder – wenn keine solchen vorhanden sind – der konkrete Gegenstand der beruflichen Verrichtung aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügten allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergebe oder sich der Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lasse, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig seien.

Einschränkend betont das FG, dass die Anforderungen, die die Rechtsprechung an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch stelle, bei Berufsgeheimnisträgern mit deren Verschwiegenheitspflicht kollidieren könnten, wenn Berufsgeheimnisträger Daten in das Fahrtenbuch eintragen müssten, die der Verschwiegenheitspflicht unterfielen.

Im Ergebnis geht das FG daher davon aus, dass Berufsgeheimnisträger berechtigt sind, bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs nach § 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 3 EStG Schwärzungen vorzunehmen, soweit diese Schwärzungen erforderlich sind, um die Identitäten von Mandanten zu schützen. Die Schwärzungen müssten jedoch auf das erforderliche Maß beschränkt bleiben und dürften sich nicht auf Daten erstrecken, die nicht der Verschwiegenheitspflicht unterlägen. Schwärzungen dürften daher nur bei solchen Daten vorgenommen werden, die Rückschlüsse auf die Identitäten von Mandanten zuließen. Ortsnamen dürften grundsätzlich nicht geschwärzt werden. Keine Schwärzungen dürften ferner vorgenommen werden bei Fahrten in die eigene Kanzlei oder Fahrten zu Behörden, wenn zu diesen kein Mandatsverhältnis bestehe. Bei Gerichtsterminen unterliege die Bezeichnung des Gerichts ebenfalls nicht der Verschwiegenheitspflicht. Keine Schwärzungen dürften ferner vorgenommen werden, wenn der betroffene Mandant auf die Geheimhaltung seiner Identität verzichtet habe.

Abschließend weist das Gericht darauf hin, dass es bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode dem Steuerpflichtigen obliege, das Verhältnis von Privatfahrten zu beruflichen Fahrten nachzuweisen. Gelinge dieser Nachweis nicht, finde bei überwiegend betrieblich genutzten Kraftfahrzeugen die Ein-Prozent-Methode Anwendung, was im Grundsatz auch für die Fahrtenbücher von Berufsgeheimnisträgern gelte. Es bleibe dabei, dass sich das Gericht die volle Überzeugung verschaffen können müsse, dass das Fahrtenbuch vollständig und richtig ist. Gegebenenfalls müsse der Berufsträger substantiiert und nachvollziehbar darlegen, weshalb Schwärzungen im erfolgten Umfang erforderlich gewesen seien, und die berufliche Veranlassung der betroffenen Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen.

Im zugrunde liegenden Fall hat das FG das Vorliegen der Anforderungen an ein Fahrtenbuch verneint und daher die Ein-Prozent-Methode angewandt. Gegen das Urteil wurde Revision eingelegt. Diese läuft beim Bundesfinanzhof (BFH) unter dem Aktenzeichen VIII R 35/24.

Finanzgericht Hamburg, Urteil vom 13.11.2024, 3 K 111/21, nicht rechtskräftig