Das Werbungskosten-ABC

Arbeitsmittel gehören zu den Werbungskosten, deshalb sollte man Quittungen für Fachliteratur, Büromaterialien, typische Berufskleidung u. ä. unbedingt sammeln. Ohne Nachweis erkennen die Finanzämter meist 110 Euro pro Jahr an. Sind die tatsächlichen Kosten für Arbeitsmittel höher, sollte man diese einzeln angeben.

Berufsbekleidung

Hier werden nur für den Beruf typische Kleidungsstücke, etwa bei Branchen mit festen Kleidervorschriften, anerkannt. Häufig handelt es sich dabei um Arbeitsschutzbekleidung oder Kleidung mit dauerhaft angebrachtem Firmenemblem. Dazu gehören beispielsweise Arztkittel, Sportsachen eines Berufssportlers, Amtstrachten bei Richtern, Staatsanwälten, Rechtsanwälten und Geistlichen oder Werkanzüge eines Handwerkers. Der Anzug eines Bankangestellten zählt allerdings nicht dazu, denn dieser kann auch zu privaten Anlässen getragen werden. Auch Kosten für die Reinigung der typischen Arbeitsbekleidung sind Werbungskosten. Es ist egal, ob die Reinigung zu Hause oder in der Textilreinigung erfolgt.

Bewerbungskosten

Aufwendungen für Bewerbungen, wie Kosten für die Bewerbungsmappen, Porto, Kopien, Bewerbungsfotos, Inserate, bis hin zu den Reisekosten für Reisen zu Bewerbungsgesprächen, zählen zu den Werbungskosten. Geleistete Erstattungen vom Arbeitsamt oder vom potenziellen Arbeitgeber müssen jedoch abgezogen werden.

Die Anschaffung eines Computers, Laptops oder Tablets kann steuerlich geltend gemacht werden, wenn ein enger Zusammenhang zum eigenen Beruf nachgewiesen werden kann. Wird der Computer ausschließlich beruflich genutzt, können die gesamten Anschaffungskosten als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wird der Computer sowohl beruflich als auch privat genutzt, müssen die Anschaffungskosten für den Computer aufgeteilt werden. Dabei akzeptiert die Finanzverwaltung grundsätzlich eine Aufteilung in 50 Prozent berufliche Nutzung und 50 Prozent Privatnutzung. Die Ausgaben können direkt in der Steuererklärung des Anschaffungsjahres abgesetzt werden.

Dienstreisen

Wer mehr als acht Stunden am Tag dienstlich unterwegs war, z. B. auf Baustellen oder zu Kundenbesuchen, kann pro Tag in der Steuererklärung 14 Euro (2019: 12 Euro) angeben. Bei einer Dienstreise, die an einem Tag länger als 14 Stunden dauerte, können 28 Euro (2019: 24 Euro) als Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung, sind die Pauschalen aber zu kürzen.

Ab 2020 gibt es zudem eine Pauschale für Berufskraftfahrer: Sie können für Übernachtungen im Lkw acht Euro pro Arbeitstag in ihrer Steuererklärung eintragen.

Doppelte Haushaltsführung

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer in einer anderen Stadt arbeitet als er wohnt. Unterhält er am Arbeitsort eine zweite Wohnung, so können die Kosten für die Zweitwohnung, die Umzugskosten dorthin sowie die Fahrtkosten zur Familie in der Steuererklärung aufgeführt werden. In den ersten drei Monaten gilt außerdem eine Pauschale für die erhöhten Verpflegungsmehraufwendungen. , d. h. bis zu 28 Euro pro Tag können in der Steuererklärung seit 2020 (2019 waren es 24€) angegeben werden. Hat der Arbeitgeber diese Kosten jedoch bereits steuerfrei erstattet, dürfen die Ausgaben nicht bzw. nur gemindert in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Die Kosten für die Unterkunft wie z. B. Miete können mit maximal 1.000 Euro pro Monat abgesetzt werden. Dieser Betrag umfasst alle für die Unterkunft oder Wohnung entstehenden Aufwendungen, z. B. Miete, Rundfunkgebühren etc., die vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Ausgaben für die Wohnungseinrichtung können extra abgesetzt werden.

Fahrtkosten

Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können mit der sogenannten Entfernungspauschale abgesetzt werden. Für die einfache Entfernung zwischen Wohnung- und Arbeitsplatz kann pro Kilometer ein Betrag in Höhe von 0,30 Euro angesetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Verkehrsmittel die Strecke zurückgelegt wurde oder ob der Arbeitnehmer zu Fuß zur Arbeit geht. Berücksichtigt wird vom Finanzamt grundsätzlich aber nur die kürzeste Straßenverbindung! Dies gilt selbst dann, wenn man mit der Bahn einen längeren Weg fährt. Ab dem 21. Entfernungskilometer wird mit dem Betrag von 0,35 Euro im Steuerjahr 2021 gerechnet und ab dem Steuerjahr 2022 mit 0,38 Euro. Das wird aber erst bei der Einkommensteuererklärung für 2021, die man in der Regel 2022 abgibt, relevant.

Fortbildungskosten

Die Kosten einer beruflichen Aus- oder Fortbildung sind als Werbungskosten abzugsfähig. Dazu zählen beispielsweise Kursgebühren oder die Kosten für den Fahrweg zur Fortbildungsstelle. Voraussetzung für den Steuerabzug ist, dass man die Kosten selbst gezahlt hat. Übernimmt der Chef die Kosten für den Lehrgang oder erstattet er die Fahrtkosten, so können die Aufwendungen nicht mehr in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Wer zuhause arbeitet und dafür ein extra Arbeitszimmer eingerichtet hat, kann die Kosten für diesen Raum unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Regelung bis 2022: Vorausgesetzt es handelt sich um einen separaten Raum, der fast ausschließlich beruflich/betrieblich genutzt wird. Wird das Zimmer privat mitbenutzt, z. B. als Gästezimmer oder handelt es sich um ein Durchgangszimmer, akzeptiert das Finanzamt das nicht als häusliches Arbeitszimmer. Wer hingegen die Voraussetzungen erfüllt, muss weiter prüfen, in welcher Höhe er Ausgaben absetzen kann:

• Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, dann können die Aufwendungen und die Kosten für die Ausstattung für das Arbeitszimmer vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Dies ist insbesondere bei Selbstständigen der Fall.
• Steht kein eigener Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung, können Aufwendungen begrenzt bis zur Höhe von 1.250 Euro je Kalenderjahr abgesetzt werden. Das ist häufig bei Lehrern oder Außendienstmitarbeiter der Fall.  
• Wer keinen Einzelkostennachweis für sein häusliches Arbeitszimmer führen möchte, kann ab 2020 alternativ auch die Homeoffice-Pauschale nutzen (siehe nachfolgenden Punkt).

Neuregelung ab 2023

• Steuerzahler, die ein Arbeitszimmer nutzen, müssen keine individuellen Aufwendungen mehr ermitteln. Anstelle des Abzugs der tatsächlichen nachgewiesenen Aufwendungen ist ein pauschaler Abzug in Höhe von 1.260 Euro möglich.
• Mit dem Pauschbetrag entfällt in Fällen, wo der Mittelpunkt der Tätigkeit außerhalb der Wohnung liegt, auch der Nachweis der ausschließlichen Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers.  
•  Liegt der Mittelpunkt der Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer, ist der Abzug der Kosten weiterhin in voller Höhe möglich. Die Kosten müssen nachgewiesen werden.

Homeoffice-Pauschale

Wegen der Corona-Pandemie waren viele Arbeitnehmer und Selbstständige im Homeoffice tätig. Das Problem: Wer kein separates Arbeitszimmer hat, konnte Ausgaben für das Arbeiten zu Hause bislang nicht absetzen. Das hat sich mit dem Jahressteuergesetz 2020 geändert! Auch ohne extra Zimmer werden pauschal 5 Euro pro Tag als Werbungskosten für das Arbeiten zu Hause anerkannt, höchstens 600 Euro im Jahr. Ab dem Steuerjahr 2023 erhöht sich die Pauschale auf 6 Euro pro Tag, maximal 1260 Euro im Jahr. Das heißt, wer an seinem Küchen- bzw. Esstisch oder in seiner Arbeitsecke für die Firma tätig war, kann die Neuregelung nutzen. Die Homeoffice-Pauschale ist bei Arbeitnehmern in Anlage N einzutragen.

Ohne Einzelnachweise erkennt das Finanzamt pauschal 16 Euro jährlich als Kontoführungsgebühren an.

Steuersoftware

Steuererklärungsprogramme sowie Fachliteratur zum Anfertigen der Steuererklärung sind bis zu einem Wert von 100 Euro pro Jahr voll als Werbungskosten abzugsfähig. Bei höheren Aufwendungen können entweder 100 Euro oder 50 Prozent der Aufwendungen abgesetzt werden. Der Steuerzahler kann die jeweils günstigere Variante wählen.

Studienkosten

Wird das Studium direkt im Anschluss an das Abitur gestartet, handelt es sich um ein Erststudium. Ausgaben für ein Erststudium sind Sonderausgaben. Die Kosten für ein sogenanntes Zweitstudium können hingegen als Werbungskosten abgesetzt werden. Als Zweitstudium gilt ein Studium, das nach abgeschlossenem Erststudium oder nach einer abgeschlossenen Berufsausbildung aufgenommen wird. Das heißt, das Masterstudium gilt als Zweitstudium, sodass die Kosten dafür als Werbungskosten angegeben werden können. Diese Ausgaben gehören in die Anlage N der Steuerformulare. Abzugsfähig sind etwa Studiengebühren, Kosten für Fachliteratur oder für ein Auslandssemester.

Umzugskosten können steuerlich geltend gemacht werden, wenn der Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist und sich durch den Umzug die Fahrtzeit zur Arbeit deutlich verkürzt. Abgesetzt werden können dann die Kosten eines Umzugswagens oder der Spedition, Maklergebühren und doppelte Mietzahlungen. Außerdem zählen auch Reisekosten im Zusammenhang mit dem Umzug dazu. Absetzbar ist zusätzlich ein Pauschbetrag für „sonstige Umzugskosten“.

Steuerzahler können für Umzüge ab dem 1. März 2020 eine Umzugskostenpauschale geltend machen. Diese wurde in den letzten Jahren mehrmals angepasst. So können bei einem beruflichen Umzug ab April 2022 folgende Beträge angesetzt werden: für Umziehende 886 Euro, jede andere Person 590 Euro.

Neu ist zudem eine Pauschale für diejenigen, die vor oder nach dem Umzug keine eigene Wohnung hatten. Ziehen Kinder z. B. aus dem Elternhaus aus und wohnen erstmals in einer eigenen Wohnung, gibt es für Umzüge ab dem 1. Juni 2020 für sie einen Pauschbetrag. Dieser beträgt von 177 Euro im Jahr 2023.

Für den Umzug können nur die Kosten angegeben werden, die der Steuerzahler tatsächlich selbst trägt. Bezahlt der Arbeitgeber zum Beispiel ein Umzugsunternehmen, können diese Ausgaben nicht in der Steuererklärung abgesetzt werden. Wer aus privaten Gründen umzieht, kann die Kosten für ein Umzugsunternehmen oder einen Handwerker bei den haushaltsnahen Dienstleistungen/Handwerkerleistungen absetzen.