Artikeldienst 12/2024

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ist es erforderlich, das Konto „Bewirtungskosten“ zu bereinigen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte.

Grundsätzlich können Bewirtungskosten im geschäftlichen Kontext als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Allerdings sind steuerliche Einschränkungen sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu beachten. Unter Bewirtung wird die Gewährung von Speisen, Getränken, sonsti­gen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr sowie damit verbundenen Nebenleistungen wie Trinkgeldern verstanden. Die Bereitstellung von Kaffee, Tee und Snacks für Besprechungen oder Besuche gilt nicht als Bewirtung im steuerlichen Sinne, sofern der Umfang gering ist und es sich um eine soziale Gepflogenheit handelt.

Aufzeichnungspflichten: „Insbesondere sind der Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer zu doku­mentieren“, rät Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler. Der Unternehmer ist verpflichtet, die angemessenen Bewirtungskosten durch sorgfältige Aufzeichnungen zu belegen. Das betrifft den Ort und den Tag der Bewirtung, den geschäftlichen Anlass sowie die namentliche Nennung der Teilnehmer und die Höhe der Aufwendungen. Pauschale Bezeichnungen wie Geschäftsessen sind in der Regel nicht ausreichend, um den Anforderungen der Finanzämter gerecht zu werden. Die Rechnung muss zudem eine detaillierte Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke enthalten, einschließlich der Einzelpreise. Die Finanzverwaltung akzeptiert nur Rechnungen, die maschinell erstellt und registriert wurden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei einem Rechnungsbetrag von 250 Euro oder mehr der Name des bewirtenden Steuerzahlers auf der Rechnung vermerkt sein muss. Eine gängige Methode zur Überprüfung der Plausibilität von Bewirtungsbelegen bei Betriebsprüfungen ist der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomiebeleg. Bei Diskrepanzen erfolgen häufig detaillierte Überprüfungen und Nachfragen. Zusammenfassend müssen Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah, spätestens im Rahmen der Monatsbuchhaltung, schriftlich nachgewiesen werden.

Von den angefallenen Bewirtungsaufwendungen können 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden – vorausgesetzt, sie gelten als angemessen. Die restlichen 30 Prozent sind nicht abzugsfähig. Es besteht die Möglichkeit, die Vorsteuer aus den gesamten Bewirtungskosten geltend zu machen, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, wie z. B. eine ordnungsgemäße Rechnung, erfüllt sind. Ein Vorsteuerabzug ist jedoch nicht möglich, wenn die Aufwendungen als unangemessen eingestuft werden.

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, etwa im Rahmen von Betriebs­festen, können unbegrenzt abgezogen werden, da sie in der Regel betrieblich und nicht geschäftlich veranlasst sind. Es gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmenden Arbeitnehmer je Betriebsver­anstaltung. Dieser kann jeweils zwei Mal im Jahr in Anspruch genommen werden. Kosten, die den Freibetrag überschreiten, unterliegen der Lohnsteuerpflicht. Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent zu ermitteln, um eine nachträgliche steuerliche Belastung der Mitarbeiter zu vermeiden. „Umsatzsteuerlich ist allerdings der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, wenn der Betrag von 110 Euro überschritten wurde“, erklärt Daniela Karbe-Geßler. Hier handelt es sich nämlich um eine Freigrenze.

Informationen zu Bewirtungskosten enthält unser Ratgeber Nr. 60 – Bewirtung von Geschäftsfreunden. Diese und weitere Materialien sind für Mitglieder online unter https://steuerzahler.de/ratgeber/ abrufbar oder können telefonisch unter 089 126008-98 bestellt werden.

Verantwortlich: Klaus Grieshaber
München, 12.12.2024

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