Fragenkatalog zu Sanierungen von Bestandsgebäuden

Irgendwann hat jedes Gebäude seine besten Tage hinter sich, dann muss es saniert werden. Manchmal handelt es sich um historische Gebäude, für die es keine Baupläne oder ähnliche Unterlagen mehr gibt, manchmal Bestandsgebäude, die gut dokumentiert sind. Bevor mit der Sanierung begonnen wird, müssen die kommunalen Gremien entscheiden, ob und was getan wird. Wichtige Punkte betreffen:

• den Bedarf und das Ziel der Sanierung
• gesetzliche Bestimmungen wie Denkmalschutz, Brandschutz und Barrierefreiheit
• eventuelle Kostensteigerungen.

Die folgenden möglichen Fragen sollten beantwortet sein, damit Kommunalpolitiker sich ein umfassendes Bild über die Sachlage und die angedachten Maßnahmen machen können. Nicht jede Frage ist für jede Sanierungsmaßnahme geeignet, zudem ist der Fragenkatalog nicht abschließend.

Verwaltungsvorlage: Grunddaten des Gebäudes

Die Verwaltungsvorlage sollte grundlegende Daten zum Gebäude beinhalten. Diese umfassen u.a.

• Baujahr bzw. Baujahre, falls es angebaute Gebäudeteile gibt
• Jahr der letzten Sanierung
• Größe, Flächenaufteilung
• aktuelle Nutzung und Zweck des Gebäudes
• Liste vorhandener relevanter Unterlagen wie Baupläne, statische Berechnungen, Flächenberechnungen, Gutachten (Wertgutachten, Zustandsgutachten), Energieausweis, Flurkarten, Lagepläne, Baugenehmigung. Diese Unterlagen sollte die Verwaltung zumindest in digitaler Form vorhalten und den interessierten Kommunalpolitikern vorlegen können.

Sanierungsbedarf

• Welche Ziele sind mit der Sanierung verbunden: Nutzungsdauer des Gebäudes verlängern, Statik verbessern, Energiebedarf senken, Betriebskosten senken, Nutzungsmöglichkeit und qualität für die Beschäftigten erhöhen, Barrierefreiheit und Brandschutz umsetzen, optisch (innen und außen) aufwerten?
• Warum ist – in Anbetracht der genannten Ziele – eine Sanierung erforderlich? Wie steht der Personalrat zu einer Sanierung?
• Können die Ziele mit der Sanierung erreicht werden?
• Welchen Nutzungsbedarf hat das Gebäude? Wäre im Zuge der Sanierung eine Erweiterung oder Verkleinerung sinnvoll? Sollten ggf. Vorkehrungen für einen möglichen späteren Anbau oder Teilabriss getroffen werden?
• Ist eine Sanierung der geeignete Weg oder sollte eine Alternative verwirklich werden?
• Wäre ein Abriss mit anschließendem Neubau eine sinnvolle Alternative? Wurden diese Alternativen geprüft? Falls ja, mit welchem Ergebnis?
• Wäre über eine geplante Nutzungsdauer eine alternative Finanzierung wie Mietkauf oder eine öffentlichprivate Partnerschaft wirtschaftlicher (Lebenszyklusansatz)?

Vorüberlegung zur Sanierungsphase

• Soll das Gebäude während der Sanierung geschlossen werden oder ist es teilweise noch nutzbar? Welche Vor und Nachteile bestehen für die beiden grundsätzlichen Varianten? Wie steht der Personalrat zu der Frage „Ausweichen oder Sanieren im Betrieb“?
• Wir wirkt sich die Antwort auf „Ausweichen oder Sanieren im Betrieb“ auf die Sanierungskosten und dauer aus?
• Welche Ausweichquartiere bestehen für die Mitarbeiter? Wie gut sind die Ausweichquartiere für Mitarbeiter und Bürger (Kunden, Zulieferer) zu erreichen? Wie lange wären die Ausweichquartiere im Falle einer verlängerten Sanierungsdauer nutzbar (Option zur Mietvertragsverlängerung)?
• Wie hoch sind die Kosten für die Ausweichquartiere, den Umzug und eventuelle weitere Folgen eines temporären Umzugs?
• Soll die Ausstattung/Möblierung wie Schreibtische, Schränke usw. nach der Sanierung wieder genutzt werden oder ist eine Neubeschaffung erwünscht? Welche Vorteile und Nachteile sind mit den Varianten verbunden? Wie hoch sind jeweils die Kosten?
• Wäre es nötig und angebracht, für eine Übergangszeit die ÖPNVErreichbarkeit des Ausweichstandorts zu verbessern? Welche Kosten wären damit verbunden?
• Wenn das Gebäude während der Sanierung weiter in Betrieb ist, mit welchen Störungen des Arbeitsablaufs ist zu rechnen (Lärm, Dreck, räumliche Konkurrenz, Fluchtwege freihalten)?

Sachverstand des Bauherrn

• Welche fachliche Kompetenz – also qualifizierte Mitarbeiter – stehen dem Bauherrn zur Verfügung? Inwieweit können andere Kommunen aushelfen? Wäre ggf. ein externer Sachverständiger zur Überwachung von wirtschaftlichem und qualitativ hochwertigem Bau einzubeziehen?
• Welche Abteilungen sind für welche Aufgaben in den Planungs und Ausführungsphasen zuständig? Welche Fachkompetenz besteht und sind die Mitarbeiter zeitlich in der Lage, sich qualifiziert und zügig mit dem Bauvorhaben zu beschäftigen? Falls nicht: Inwieweit können andere Kommunen aushelfen? An welchen Stellen ist externer Sachverstand hinzuziehen?
• Inwieweit schränken ein oder erweitern die vorhandenen qualifizierten Mitarbeiter und deren Arbeitsdichte die Baumaßnahme, insbesondere wenn unvorhersehbare Probleme eintreten (z. B. Ausfall eines Unternehmers, Klagen)?
• Soll ein Projektsteuerer die Sanierungsmaßnahme begleiten? Falls ja, soll es sich um einen eigenen Mitarbeiter handeln oder die Projektsteuerung extern vergeben werden? Welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten werden dem Projektsteuerer übertragen (Rechte und Pflichten)? Zu welchem Zeitpunkt soll der Projektsteuerer in das Bauvorhaben einsteigen (z.B. bereits Mitwirkung ab Ausschreibung oder erst ab Baubeginn)? Welche Referenzen soll der Projektsteuerer aufweisen (z. B. Brandschutzsanierung, Schadstoffsanierung, Denkmalsanierung)?
• Welche Gutachten liegen vor (z. B. Wirtschaftlichkeit, Statik zu Gebäudehülle, Innenausbau und Dach, Brandschutz, Schadstoffe)? Falls entsprechende Gutachten fehlen, warum fehlen sie?

Vor der Planung

• Wie soll die Planung ausgeschrieben werden?
• Soll der Bau funktional ausgeschrieben werden (d. h. der Auftragnehmer plant und baut das Gebäude)? Falls ja, warum? Falls nein, warum nicht?
• Welche Referenzen werden vom Planer eingefordert (z. B. Referenzen für die Art des Gebäudes)?
• Soll sich die Ausschreibung an Generalunternehmer bzw. Bauträger richten oder werden Gewerke bzw. Lose einzeln vergeben? Die Vor und Nachteile der verschiedenen Möglichkeiten sollten erläutert sein.
• Welche gestalterischen Vorgaben für den Planer sind verbindlich? Sie richten sich an den Sanierungszielen aus.
• Welche technischen Anlagen werden erneuert, welche erstmalig hergestellt (nachträglicher Einbau)? Können diese regelmäßig und nach Jahren (Zeiträume > 10 Jahre) leicht gegen dann moderne Anlagen ausgetauscht werden (Zugang, Demontage ohne Beschädigung von anderen Teilen, Spielraum für eventuell sich vergrößernde Techniken)?
• Wie viel soll das Bauprojekt voraussichtlich kosten? Sind die Kostenschätzungen vollständig (inkl. Außenbereich und Ausstattung)? Sind finanzielle Puffer eingeplant? Falls ja, in welcher Höhe?

In der Planungsphase

• Inwieweit wurden die politischen Vorgaben bei der Planung umgesetzt? Welche Abweichungen bestehen, aus welchen Gründen und mit welchen Auswirkungen? Die Abweichungen sollen sich sowohl auf Gebäude wie Gebäudehülle, Flächen und Räume als auch auf die Kostenvorgaben beziehen.
• Auf welche kostenerhöhenden Komponenten kann verzichtet werden (z. B. vermeintlich exklusive Böden oder andere extravagante Raumausstattung, „Kunst am Bau“ usw.)?
• Sind Klageverfahren gegen den Neubau am laufen oder sind sie zumindest wahrscheinlich? Falls ja: Wie kann dem abgeholfen werden? Welche Zeit beansprucht dies? Wie wirkt sich dies auf den weiteren Zeitablauf des Bauvorhabens und damit auf die Baukosten aus?
• Welche rechtlichen Probleme bestehen oder sind zu erwarten? Inwieweit wurde Vorsorge getroffen bzw. idealerweise die Probleme bereits gelöst?
• Bestehen aus Sicht der Verwaltung Änderungswünsche an der Planung? Ist die Planung baufertig?

• Die Planung ist erst dann abgeschlossen, wenn die Politik und Verwaltung keine Änderungswünsche mehr haben. Erst danach sollte der Bau ausgeschrieben werden. Nachträgliche Änderungen führen erfahrungsgemäß zu überproportionalen Kostensteigerungen.

Besondere Planungsmerkmale

• Werden die rechtlichen Anforderungen an Brandschutz, Energiebedarf und Barrierefreiheit erfüllt oder übererfüllt? Falls die Anforderungen weit überschritten werden, inwieweit ist dies wirtschaftlich sinnvoll? Welche Planungsvarianten bestehen jeweils?
• Inwieweit wäre es wirtschaftlich sinnvoll, im Zuge der Sanierung Maßnahmen auszuführen, die voraussichtlich in geraumer Zeit sowieso anfallen würden? Z. B. Rohrleitungen, Heizkörper oder feste Einbauten erneuern?
• Inwieweit kann das Gebäude im Rahmen der Sanierung für die Nutzergruppen, Mitarbeiter wie Bürger, in seiner Struktur verbessert werden? Z. B. Grundrisse an geändertes Nutzungsverhalten anpassen, ITInfrastruktur erweitern.
• Welche Möblierung der Räumlichkeiten ist vorgesehen? Können Ausstattungen eventuell aus einem Bestandsgebäude übernommen werden/aus einem Bestandsgebäude umziehen? Was spricht dagegen (gebrauchte Möbel sind nicht per se veraltet oder „schlecht“)?
• Ist die Beschaffung der Möblierung produkt und herstellerneutral? Sind ergonomische Merkmale in der Ausschreibung berücksichtigt? Kann ggf. mit anderen Verwaltungsstellen oder mit anderen Kommunen eine Bündelung erfolgen, um Mengenvorteile zu erzielen?

Umgang mit Kostensteigerungen während der Planungsphase

• Warum wird es teurer? Sind die Kostensteigerungen unvermeidbar?
• Bestehen günstigere Alternativen an derselben Stelle/demselben Gewerk? Welche Auswirkungen sind damit auf die übrigen Gewerke und das Gebäude verbunden?
• Können die Mehrkosten an anderer Stelle eingespart werden? Welche Auswirkungen sind damit auf die übrigen Gewerke und das Gebäude verbunden?
• Was bedeuten die Mehrkosten für den kommunalen Haushalt? Stehen nach wie vor genügend Haushaltsmittel zur Verfügung? Welche Folgekosten (z. B. Zinskosten) sind mit den Mehrkosten verbunden?

Auftragsvergabe

• Soll ausdrücklich das wirtschaftlichste, nicht das billigste Angebot den Zuschlag erhalten? Wie wird dies sichergestellt? Ist bspw. die Bauqualität in der Ausschreibung definiert? Welche Referenzen und Vorgaben an die Leistungsfähigkeit werden an den/die Auftragnehmer(n) vorausgesetzt?
• Sind laut Ausschreibung Nebenangebote (auch Varianten oder Änderungsvorschläge genannt) zulässig? Falls nein, warum nicht? Falls ja, in welchem Rahmen? Nebenangebote ermöglichen es Bauunternehmen, von der Planung abweichende, z. B. innovative oder effizientere Alternativen anzubieten.
• Falls es zu Nebenangeboten kommt: Wie wirken sich diese auf die Kosten (Bau und Folgekosten) aus? Wie auf die Funktionalität? Bestehen insbesondere negative „Nebenwirkungen“ oder positive Synergien?
• Welche (Haftungs)Regelungen sind im Schadensfalle und bei Verzögerungen vorgesehen?
• Inwieweit weichen Angebote von den Vorgaben bzw. Kalkulationen ab? Aus welchem Grund und mit welcher Konsequenz?
• Welches Risikomanagement besteht seitens des Bauherrn, welches seitens der (sich bewerbenden) Unternehmen? Übernimmt der Bauherr zusätzliche Risiken, die er gar nicht eingehen muss? Falls ja, warum und welche Folgerisiken sind damit verbunden?
• Welche Daten zu den sich bewerbenden Bauunternehmen liegen vor? Ist jeweils sichergestellt, dass diese wirtschaftlich/finanziell (Insolvenzausfallrisiko) und fachlich in der Lage sind, das Gebäude zu errichten? Welche Sicherheiten hat der Bauherr eingeholt?
• Unterscheiden sich Angebotspreise mit den von der Verwaltung geschätzten Preise für die Gewerke/Kostengruppen? Falls ja, warum?
• Bei zu niedrigen Angebotspreisen sollte hinterfragt werden, ob es sich um Lockangebote handelt und nicht vonseiten des Anbieters auf Nachträge spekuliert wird.
• Sind die Angebote unwirtschaftlich? Kann die Ausschreibung rechtlich einwandfrei aufgehoben werden? Falls ja, wären bei einer erneuten Ausschreibung bessere Angebote zu erwarten? Wie viel Zeit würde eine neue Ausschreibung beanspruchen? Wie würde sich diese Verzögerung voraussichtlich auf den Zeitplan und die Preise von anderen Gewerken auswirken?

Während der Bauphase

• Die Verwaltung sollte zumindest bei langdauernden Bauprojekten dem Kommunalparlament bzw. dem zuständigen Ausschuss regelmäßig über den Baufortschritt Bericht erstatten. Dabei sollte der Baufortschritt mit dem Zeitplan abgeglichen werden, auch ein Vergleich zwischen voraussichtlichen Ist und Plankosten sollte vorgenommen werden. Probleme sind zeitnah zu benennen und zu erklären.
• Welche Kostensteigerungen sind vorgekommen? Welche Gründe führten dazu? Wie können diese künftig abgestellt werden? Welche Stellen zeichnen sich für die Kostensteigerung verantwortlich?

Bauabschluss

• Wer war für die Bauabnahme verantwortlich? Zu welchem Ergebnis kam die Bauabnahme, insbesondere Schäden und Ausbesserungsbedarfe? Wurden entsprechend Überweisungen an die verantwortliche Firma einbehalten? Bis wann sollen die Schäden behoben sein?
• Wie hoch fallen (voraussichtlich) die Gesamtkosten aus? Worin unterscheiden sich die Plan und Istkosten nach Gewerken bzw. Kostengruppen? Warum kam es zu signifikanten Abweichungen?