Fragenkatalog zu kommunalen Veranstaltungen

Manchmal sind Kommunen Veranstalter: Seien es einmalige Ereignisse, wie Stadtjubiläen, Gartenschauen oder „Landesfeste“, oder wiederkehrende Veranstaltungen wie Marathons oder Radrennen, Festivals oder traditionelle Märkte wie ein Weihnachtsmarkt. Meistens beschließt das Kommunalparlament dazu Vorlagen oder Ausschüsse geben zumindest Impulse.

Die Fragen sind zwar allgemein gehalten, passen aber nicht zu jeder Art von Veranstaltung und sind nicht abschließend.

Grundlegende Fragen

• Warum soll die Veranstaltung stattfinden? Welcher Anlass besteht und welche Ziele sind damit verbunden (wirtschaftliche Ziele, Tourismusförderung, Ehrung von verdienten Bürgern, Unterhaltung)?
• Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden? Eine zu allgemein gefasste Zielgruppe („alle Bürger“) erschwert konkrete Planungen oder es müssten mehr Einzelereignisse/Attraktionen angeboten werden als zunächst geplant, um jedem gerecht zu werden. Insbesondere wenn es um Kinder und Jugendliche geht, ist ggf. eine detaillierte Altersspanne erforderlich (12jährige haben andere Präferenzen als 18-jährige).
• Welcher Zeitpunkt (zu erwartendes Wetter, konkurrierende Veranstaltungen) und welcher Zeitraum ist angedacht?
• Wo soll die Veranstaltung stattfinden? Welche Richtlinien oder Einschränkungen (Lärmschutz) bestehen am Veranstaltungsort?
• Warum wird die Stadt Veranstalter? Könnte nicht ein privater Veranstalter – sei es ein wirtschaftlich handelndes Unternehmen oder ein gemeinnütziger Verein – statt der Kommune Ausrichter und Veranstalter sein? Inwieweit können Private eingebunden werden?

Ziele und Zweck

• Sind die Ziele und der Zweck legitim, die Veranstaltung durchzuführen?
• Kollidiert die Veranstaltung mit anderen Zielen (zum Beispiel Umweltschutz, wenn erfahrungsgemäß viel Müll anfällt; Konkurrenz zu lokalen Gastronomen) oder lassen sich Synergien erzielen?
• Welche alternativen Maßnahmen sind geeignet, die Ziele zu erreichen?
• Wären die eingesetzten Mittel nicht eventuell nachhaltiger zu verwenden? Diesbezüglich sollten insbesondere Tagesveranstaltungen mit hohen Defiziten sehr kritisch gesehen werden. Manches vermeintliche „Leuchtfeuer“ entpuppt sich im Nachhinein als Strohfeuer ohne langfristig wirksame Effekte.
• Wie werden Erfolg und Misserfolg jenseits der Wirtschaftlichkeit (Gewinn/Verlust) definiert?

Wirtschaftlichkeit

• Welche Einnahmen und welche Ausgaben plant die Stadt insgesamt? Hier ist jeweils eine detaillierte Planung erforderlich. Diese sollte auch den Einsatz von kommunalen Mitarbeitern umfassen, insbesondere wenn Überstunden anfallen.
• Stünde ein eventueller Verlust in angemessener Relation zu den Zielen der Veranstaltung?
• Wurden jeweils mehrere Vergleichsangebote eingeholt für bspw. Sicherheitsdienst, Zelte, Bühnen, Programmpunkte/Bühnenprogramm, Werbemaßnahmen?
• Welche Vergabekriterien inkl. eventuelle Entgelte für Schausteller und Gastronomen sowie Verkäufer anderer Waren (z. B. Kunsthandwerk) und Informationsstände bestehen? Sind die Kriterien des Bewerbungsverfahren umfassend (Vergabe bei Überangebot, Mehrfachbewerbungen, Widerruf der Zulassung usw.) und rechtlich sicher (z. B. diskriminierungsfrei)? Wo wird die Vergabe veröffentlicht?
• Inwieweit passen die Vergabekriterien zum Zweck und Ziele der Veranstaltung? Wie wirken sie darauf hin, Zweck und Ziele zu erreichen?
• Treten kommunale Betriebe und Eigengesellschaften als Sponsoren auf? Falls ja, trägt dieses Sponsoring kaum zur Wirtschaftlichkeit bei, es hat mehr den Charakter von „linkeTasche-rechte-Tasche“.
• Welche Risiken bestehen, die bei ihrem Eintritt die Wirtschaftlichkeit gefährden? Dies betrifft z. B. das Wetter und eventueller Ausfall von Hauptattraktionen.

Einsatz von kommunalen Mitarbeitern

• Welche Behörden und Stellen sind in die Planung, Durchführung und Abwicklung eingebunden? Sind Überstunden der beteiligten Mitarbeiter wahrscheinlich?
• Wäre eine interkommunale Zusammenarbeit möglich, um den Einsatz von externen Firmen kostengünstig zu verringern?
• Müssen die kommunalen Mitarbeiter durch externe Firmen unterstützt werden (z. B. Parkeinweisung, Müllbeseitigung, Erste Hilfe)?

Beteiligte kommunale Einrichtungen

• An welchen Einrichtungen (Hallen, Parks, Straßen) findet die Veranstaltung statt? Falls es mehrere Veranstaltungsorte gibt, wie weit liegen diese auseinander?
• Ist für die dafür nötigen Verkehrsmittel ein sicheres Hin und Her möglich? Sind neuralgische Punkte entschärft, z. B. durch Straßensperren, temporär geänderte Verkehrsführung usw.
• Ab wann werden im Veranstaltungsbereich Halte und Parkverbote ausgesprochen? Ist deren Umsetzung gesichert?

Haftungsfragen und Versicherungen

• Zunächst ist zwischen dem Veranstalter und dem Ausrichter zu unterscheiden, falls beide nicht in „Personalunion“ fallen. Veranstalter ist grundsätzlich, wer an der Veranstaltung maßgeblich organisatorisch beteiligt ist. Der bzw. die Veranstalter trägt/tragen das wirtschaftliche Risiko und sind für wirtschaftliche und weitere wesentliche Entscheidungen zuständig. Veranstalter haben demnach besondere Rechte und vor allem Pflichten wie die Verkehrssicherungspflicht und Haftungspflichten.
• Welche Haftungsrisiken bestehen aufseiten der Kommune? Z. B. die Verkehrssicherungspflicht bei Sportveranstaltungen.
• Inwieweit sind diese durch Versicherungen abgedeckt, z.B. durch eine Veranstalterhaftpflicht? Welche Vertragsmerkmale (Leistungsumfang, Deckungssumme, Versicherungsbeitrag/Kosten usw.) weisen die abgeschlossenen Versicherungen auf?
• Wie steht es um die Versicherung von Schäden an kommunalem Eigentum während der Veranstaltung? Dies betrifft sowohl Vandalismus als auch unerwartete Abnutzung von z. B. Grünflächen.
• Welche Pflichten sind auf private Mitveranstalter übertragen worden (z. B. auf Schausteller)?

Bürger, Vereine und Betriebe einbinden

• Sind die Bürger und Betriebe, die direkt betroffen sind, z. B. als Nachbarn bzw. Anlieger, rechtzeitig über eventuelle Beeinträchtigungen und Mitwirkungsmöglichkeiten informiert?
• Können die örtlichen Gastronomen, Einzelhändler und ggf. Vereine in die Veranstaltung einbezogen werden? Zum Beispiel mit besonderen Aktionen oder Attraktionen in Einkaufsstraßen, mit Ständen in Parkanlagen usw.
• Inwieweit könnten vonseiten der Anlieger relevante Beschwerden oder gar Klagen gegen die Durchführung der Veranstaltung eingehen? Könnten diese die gesamte Veranstaltung gefährden oder einzelne Aspekte? Könnten solche Einwendungen den gewünschten Charakter der Veranstaltung oder deren Erfolg beinträchtigen? Falls ja, ist eine Durchführung im geplanten Rahmen überhaupt sinnvoll?

Spezielle Fragen zu einmaligen Ereignissen

• Welche Erfahrungen haben anderen Kommunen mit Veranstaltungen dieser Art gemacht? Welche Erwartungen hatten diese Kommunen, wurden die Erwartungen erfüllt? Welches finanzielle Ergebnis brachte diese Veranstaltung für die Gemeinde ein? Wie waren die gesamtwirtschaftlichen Aspekte? Hatte sich die Veranstaltung gelohnt und hatte sie dauerhafte Effekte?
• Können die mit der Veranstaltung erfolgten Ziele realistischerweise erreicht werden? Inwieweit sind diese Ziele planbar, inwieweit durch äußere Umstände wie Wetter beeinflusst?
• Sind Folgekosten wie Zins und Tilgungslasten zu erwarten? Falls ja, in welcher Höhe? Soll der kommunale Haushalt tatsächlich wegen einer Veranstaltung über Jahre hinaus belastet werden?
• Welche Folgewirkungen sind zu erwarten? Handelt es sich bloß um einen vermeintlichen „Imagegewinn“?

Spezielle Frage zu regelmäßigen Ereignissen

• Wie entwickelten sich wichtige Kennzahlen zur Veranstaltung (Besucherzahlen, Einnahmen, Ausgaben, usw.) in den vergangenen Jahren? Welche Gründe dafür gibt es jeweils?
• Wie entwickelten sich andere Veranstaltungen in der Kommune? Wie vergleichbare Veranstaltungen in anderen Kommunen? Durch diese Frage kann abgeschätzt werden, ob Trends vor Ort oder andernorts die eigenen Entwicklungen widerspiegeln oder gegenläufig sind.
• Welche Folgewirkungen und Folgekosten bringt die Veranstaltung mit sich? Aus rückblickender Sicht „lohnt“ sich die Durchführung der Veranstaltung aus kommunaler Sicht?
• In wessen Interesse und Nutzen steht die Durchführung der Veranstaltung – könnten die direkten wirtschaftlichen Nutznießer stärker zur Finanzierung herangezogen werden? Falls ja, wie und in welchem Umfang? Falls nein, warum nicht?
• Welche Veränderungen sind notwendig, um die Veranstaltung – gemessen an den Zielen – erfolgreicher zu machen? Welche Veränderungen sind notwendig, um das wirtschaftliche Ergebnis für den kommunalen Haushalt zu verbessern?