Kasse - Fehler vermeiden

Das Kassengesetz vom Dezember 2016 hat mehrere Änderungen mit sich gebracht, auf die es zu achten gilt, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Offene Ladenkassen weiterhin zulässig

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Sie darf auch weiterhin genutzt werden; es gibt keine Verpflichtung, eine elektronische Kasse zu benutzen. Auch ein Übergang von einer elektrischen Kasse zu einer offenen Ladenkasse ist möglich.

Man sollte sich aber bewusst sein, dass das Finanzamt bei einer offenen Ladenkasse und insbesondere bei bargeldintensiven Branchen noch genauer hinschaut, ob alle Anforderungen, die von der Abgabenordnung gestellt werden, auch erfüllt werden. Selbst bei kleineren Abweichungen kann es sonst zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt kommen.

Anforderungen an offene Ladenkassen

Nach dem Kassengesetz sind die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Die Erfassung der Tagesgesamteinnahmen ist nicht mehr zulässig. Allerdings besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung keine Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Unbedingt ist aber der Endbestand der offenen Ladenkasse auszuzählen und ein Kassenbericht zu erstellen.

Gegenüber dem Finanzamt kann auch die Erstellung eines täglichen Zählprotokolls, d. h. der Endbestand an Geldscheinen und Münzen in der Kasse, hilfreich sein. Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 16. Dezember 2016 ist ein Zählprotokoll, entgegen weitverbreiteter Meinung, allerdings keine Pflicht.

Anforderungen an elektronische Kassen

Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich aufzuzeichnen. Die Einzelaufzeichnungsverpflichtung besteht bei Verwendung eines elektronischen oder computergestützten Kassensystems immer.

Spätestens seit Januar 2017 müssen die Kassen die Journaldaten speichern. Sie können nicht mehr wie früher mit dem Tagesabschluss vernichtet und gelöscht werden, sondern müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden.

Der Inhalt des Journals ist gesetzlich nicht vorgegeben, aber in der Regel besteht er aus folgenden Angaben: Artikelbezeichnung, Anzahl, Einzel- sowie Gesamtpreis, Datum, Zeit und Bediener der Kasse.

Neben den Journaldaten sind auch Programmier- und Auswertungsdaten sowie Stammdatenänderungen aufzubewahren. Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Kassen sind ebenfalls aufzuzeichnen. Alle Aufzeichnungen müssen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Zudem sind Organisationsunterlagen aufzubewahren, wie die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung der Kasse.

Kassennachschau

Mit der sog. Kassennachschau hat das Finanzamt ein neues Instrument der Steuerkontrolle an die Hand bekommen. Hierbei handelt es sich um keine Außenprüfung, sondern um ein Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit einer ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels offener Ladenkassen oder elektronischer Aufzeichnungssysteme bzw. Kassen.

Bei einer Kassennachschau können die Finanzbeamten ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerzahlern betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu prüfen. Die Kassennachschau ist nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zulässig. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur in absoluten Ausnahmefällen betreten werde. Von der Kassennachschau kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Auf den Übergang ist schriftlich hinzuweisen.

Der Steuerzahler muss bei einer Kassennachschau Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung wichtigen sonstigen Organisationsunterlagen vorlegen. Bei Verwendung offener Ladenkassen kann zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung ein sog. Kassensturz sowie die Vorlage der Aufzeichnungen der Vortage verlangt werden.