Weniger Bürokratie bei der Buchführung!

Unsere Stellungnahme ans Finanzministerium zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung

Weniger Bürokratie – mehr Zeit für das Kerngeschäft! Mit dieser klaren Position hat sich der Bund der Steuerzahler für Nachbesserungen beim Bundesfinanzministerium eingesetzt – konkret geht es um die sogenannten GoBD (kurz für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). In unserer Stellungnahme ans Ministerium zeigten wir konkret auf, wo nachgebessert werden muss.

Darum geht es: In Unternehmen werden Aufzeichnungen immer mehr digital erfasst und gespeichert. Oder es werden Papierunterlagen gescannt, damit sie in einem Datenverarbeitungssystem archiviert werden können. Für diese elektronischen Aufzeichnungen gelten dieselben Prinzipien wie für manuell erstellte Bücher. In den sogenannten GoBD sind die wichtigsten Einzelheiten zur digitalen Archivierung zusammengefasst. Das letzte Verwaltungsschreiben dazu stammt übrigens vom 14. November 2014. Vier Jahre später, in diesem Oktober, hat das Bundesfinanzministerium nun einen aktualisierten Entwurf veröffentlicht, zu dem der Bund der Steuerzahler eine Stellungnahme abgegeben hat. 

Unser Fazit: Viele Neuerungen enthält der Vorschlag des Bundesfinanzministeriums bisher nicht. Das neue Verwaltungsschreiben stellt lediglich klar, dass auch das mobile Scannen zum Beispiel per Smartphone zulässig ist. Relevant ist dies etwa auf Dienstreisen, wenn der Mitarbeiter schon währenddessen den Beleg ablichtet und zur weiteren Verarbeitung und Aufbewahrung gleich in die IT des Unternehmens überträgt. Auch der Einsatz von Multifunktionsgeräten und „Scan-Straßen“ soll für die bildliche Erfassung von Unterlagen ausdrücklich erlaubt werden. Darüber hinaus verlangen wir in unserer Stellungnahme weitergehende Änderungen – etwa die Verkürzung der Aufbewahrungspflichten. Unsere Forderung hat gute Gründe: Aufgrund des technischen Fortschritts wird die langjährige Aufbewahrung immer schwieriger, weil alte Formate im Unternehmen lesbar gehalten werden müssen.

Zum Download: BdSt-Stellungnahme zum Entwurf eines Verwaltungsschreiben zu den GoBD