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Uralt-Telefonverträge: Aachen schreibt endlich neu aus
Ein Skandal, der 2024 im Schwarzbuch landete: Die Stadt Aachen reagierte nicht auf sinkende Preise im Telekommunikationsbereich und nutzte stattdessen über Jahre hinweg veraltete und teure Telefonverträge - aus dem Jahr 2004! Und das, ohne Alternativen zu suchen. Jetzt kündigt sie eine neue Ausschreibung an.
Ein Artikel in der Lokalpresse stieß beim Bund der Steuerzahler NRW 2023 die Recherchen an. Einen Bericht der Rechnungsprüfer von 2022 hielt die Stadt uns gegenüber unter Verschluss, bestätigte aber, dass sie ihre Telefonie seit Jahren nicht komplett ausgeschrieben habe. Neben Personalmangel gab sie als Grund dafür die Komplexität der Telefondienstleistung an. Schließlich sei auch die Hardware – also Telefonapparate etc. – zu beachten.
Im Oktober 2023 schrieb uns die Stadt, man sei zuversichtlich, „die Ausschreibung noch in diesem Jahr zu realisieren.“ Der Fall landete 2024 im Schwarzbuch der Öffentlichen Verschwendung.
Dann wurde es still um die alten Telefonverträge. Und wir im Recherche-Team des BdSt NRW gingen davon aus, dass die Ausschreibung erfolgt sei. Jetzt wollte wir es genau wissen und haben bei der Stadt Aachen nachgefragt.
Auch die Ausschreibung zieht sich
Das Ergebnis: „Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen befindet sich in der finalen Phase und die Veröffentlichung ist für Mai 2026, also in Kürze, vorgesehen,“ so die Stadt. Weiter: „Nach aktuellem Stand wird bei optimalem Verlauf der Ausschreibung bzw. des Vergabeverfahrens eine neue Vertragssituation zum 1.1.2027 erreicht. Ab diesem Zeitpunkt soll eine sukzessive Migration erfolgen.“
Ob es durch die Ausschreibung zu Einsparungen komme, sei offen. „Es ist durchaus möglich, dass es aufgrund von Preissteigerungen im HW Bereich zunächst zu temporären Kostenerhöhungen kommen könnte. Zu berücksichtigen ist auch, dass in der Ausschreibung zwischen Hardware und Software inkl. Support einerseits und Providerleistungen andererseits unterschieden wird.“
Vergangene Jahre aufarbeiten...
Die Ausschreibung erfolge organisationsübergreifend und umfasse die gesamte Stadtverwaltung und die eigenbetriebsähnlichen Organisationen sowie zentrale Einheiten wie das Servicecenter CallAC etc. Sie beinhaltete die komplette Modernisierung der Telefonie- und Kommunikationsinfrastruktur. Zukünftig solle ein zentrales VoIP-/UC-Telekommunikationssystem die telefonische Kommunikation der Verwaltung bündeln und standardisieren. Ergänzt werde das System durch leistungsfähige, hochverfügbare Provider-Anbindungen, die sowohl zentrale als auch dezentrale Standorte versorgen. Bestehende Strukturen sollen schrittweise überführt werden.
Aufwändige Bestandserhebung
Mit der Ausschreibung sei eine komplette Bestandserhebung von mehr als 6.000 Komponenten erforderlich gewesen sowie eine grundsätzliche Neukonzeption der Telekommunikation. Darüber hinaus seien komplexe Callcenter und Workflowlösungen zu berücksichtigen gewesen. Die Analyse der Altverträge und eine Umstellung auf ein modernes Vertragswerk seien weitere komplexe Elemente, die bei einem Auftragsvolumen von mehreren Millionen Euro (verteilt auf die Vertragslaufzeit von mehreren Jahren) eine hohe Expertise und eine erhebliche Vorbereitungszeit in Anspruch genommen hätten.
4 Jahre für eine Ausschreibung?
Soweit, so gut. Aber sind, bei aller Komplexität, tatsächlich vier Jahre für eine solche Ausschreibung notwendig? 2023 glaubte der zuständige Dezernent noch an eine Ausschreibung im selben Jahr. In der Aachener Zeitung wurde das zu seiner Chefsache erklärt. Für die Steuerzahler ist dieses Schneckentempo nicht akzeptabel. Sie müssen weiterhin Verträge aus dem Jahr 2004 finanzieren.
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