Steuerliche Behandlung von Dienstfahrrädern

Fahrradfahren und Steuern sparen. Geht das? Ja, das geht und ist für Arbeitnehmer eine der wenigen Möglichkeiten, überhaupt Steuern und Sozialabgaben zu sparen und damit kostengünstig an das teure „Traum-Bike“ zu kommen. Für Arbeitgeber erschließt sich ein attraktives Instrument zur Bindung geschätzter Mitarbeiter. Lesen Sie hier, was man sparen kann, aber auch welche Haken es gibt!

Fahrradfahren ist umweltfreundlich, kostengünstig, hält fit und soll sogar das Herzinfarktrisiko senken. Senken lässt sich mit einem Dienstfahrrad jedenfalls die Steuer- und Abgabenbelastung. Es empfiehlt sich aber eine entsprechende arbeitsvertragliche Vereinbarung, damit das Dienstfahrrad steuerlich auch anerkannt wird.

Hohe Steuer- und Abgabenbelastung

Das Problem ist, dass selbst bei einem Durchschnittsverdiener die Grenzbelastung auf den letzten Euro mit Steuern und Sozialversicherungsbeträgen in den Lohnsteuerklassen I/IV schon deutlich über 50 Prozent liegt. Zur Einordnung: Das Durchschnittsgehalt von Vollzeitbeschäftigten lag im April 2022 in Deutschland bei 4.105 Euro brutto. Immer häufiger bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern daher ein Dienstrad an, das auch für private Fahrten genutzt werden darf. Und das wird steuerlich attraktiv gefördert.

Komplett steuer- und abgabenfrei nur als Extra

Die für den Arbeitnehmer günstigste Variante ist die, bei der der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Dienstfahrrad auch zur privaten Nutzung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlässt. In diesem Fall ist die private Nutzung des Dienstfahrrads durch den Arbeitnehmer komplett steuer- und sozialabgabenfrei. In der Praxis dürfte diese Variante allerdings die Ausnahme sein.

Steuerbegünstigung bei Entgeltumwandlung

Sollte der Arbeitgeber nicht so großzügig sein, dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrrad ohne Eigenbeteiligung einfach so zu überlassen, bietet sich die inzwischen weiterverbreitete Variante einer Entgeltumwandlung an. In diesem Fall ist die private Nutzung des Dienstfahrrads zwar nicht komplett steuer- und sozialabgabenfrei, dafür aber deutlich begünstigt. Für den Arbeitnehmer müssen dann nur Steuern und Sozialabgaben auf den geldwerten Vorteil abgeführt werden.

Leasing oder Kauf?

In der Regel least der Arbeitgeber das Dienstfahrrad und überlässt es dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung. Der Arbeitnehmer verzichtet im Gegenzug auf einen angemessen Teil seines Bruttolohns, z.B. in Höhe der Leasingrate, die oftmals auch eine Versicherung und Wartungspauschale enthält. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, dass der Arbeitgeber das Dienstfahrrad einfach kauft und Versicherung und Wartung ggf. separat bezahlt. Was hier günstiger ist, kann somit pauschal nicht beurteilt werden, ist aber auch keine steuerliche Frage.

Die 0,25-Prozent-Regel

Im Falle der Entgeltumwandlung muss seit 2020 nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises des Dienstrads mittels der sog. 1-Prozent-Regelung als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Als Bruttolistenpreis gilt dabei die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer), auch wenn der tatsächliche Verkaufspreis niedriger war. Der Bruttolistenpreis ist aber nur zu 25 Prozent anzusetzen und auf volle 100 Euro abzurunden. 1 Prozent auf den sich ergebenden Betrag muss dann monatlich als geldwerter Vorteil versteuert und der Sozialversicherung unterzogen werden. Anders als bei Kraftfahrzeugen muss aber die Wegstrecke zum Dienstort nicht zusätzlich versteuert werden. Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat ist in diesem Zusammenhang übrigens nicht anwendbar!

Für welche Fahrräder gilt diese Regelung

Unter die Begünstigung fallen nicht nur herkömmliche Fahrräder, sondern auch E-Bikes mit einer Tretunterstützung bis 25 km/h (Pedelecs). Für alle anderen E-Bikes (z.B. S-Pedelecs) gelten hingegen die gleichen Vorschriften wie für den Elektro-Dienstwagen. 

Rechenbeispiel für ein 1.000-Euro-Fahrrad bei Gehaltsumwandlung

Nehmen wir an, Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen ein Fahrrad zum Bruttolistenpreis von 1.000 Euro zur auch zur privaten Nutzung Verfügung. Nach drei Jahren wollen sie das Fahrrad übernehmen. Sie verzichten im Gegenzug 36 Monate lang z.B. auf jeweils 1/36 des Kaufpreises, mithin großzügig 28 Euro brutto pro Monat. In diesem Beispiel entspricht der Kaufpreis dem Bruttolistenpreis!

Oftmals wird hier auch eine Leasingrate angesetzt. Ob der Arbeitgeber das Fahrrad gekauft, geleast oder selbst gebastelt hat, ist übrigens egal. Beim Vergleich muss jedoch beachtet werden, dass die Leasingangebote oftmals auch Versicherungen und Service beinhalten, die bei einem Kauf durch den Arbeitgeber ebenfalls eingepreist und vom Gehalt abgezogen werden müssten, falls er diese Kosten übernimmt. Diese müssten dann aber nicht zusätzlich versteuert werden.

Der geldwerte Vorteil unterliegt jedoch der Steuer und Sozialversicherung nach der 1-Prozent-Regel, im Falle eines Fahrrads jedoch nur auf ein auf volle Hunderter abgerundetes Viertel des Bruttolistenpreises, also auf 1 Prozent von 200 Euro, also auf 2 Euro/Monat. Bei einer Grenzbelastung von z.B. 50 Prozent für Steuern- und Sozialabgaben haben Sie also pro Monat nur 1 Euro Abzüge für die Fahrradüberlassung statt 14 Euro Abzüge auf 28 Euro Bruttogehalt. Sie zahlen also in drei Jahren in Summe nur 36 Euro für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auf den geldwerten Vorteil der Privatnutzung.

Nach Ablauf von 3 Jahren kann Ihnen Ihr Arbeitgeber das Fahrrad übereignen. Hierfür fällt dann lediglich eine Pauschalsteuer von 25 Prozent und zwar auf einen angenommen Restwert von nur 40 Prozent des Bruttolistenpreises an, d.h. 25 Prozent Pauschalsteuer auf 400 Euro, also 100 Euro. Zusätzliche Sozialversicherung fällt hierauf nicht mehr an. Das ist eine weitere Steuerbegünstigung, weil Fahrräder über 7 Jahre abgeschrieben werden und ein Fahrrad damit nach 3 Jahren eigentlich noch einen Restbuchwert von 1 – 3/7 = 57 Prozent hätte. Auf das 1.000-Euro-Fahrrad haben Sie in drei Jahren also nur 136 Euro an Steuern und Sozialabgaben bezahlt, statt alternativ 500 Euro auf 1.000 Euro Bruttogehalt.

Ersparnis: 364 Euro.

Rechenbeispiel 5.000-Euro-Pedelec bei Gehaltsumwandlung

Nehmen wir an, Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen sogar ein 5.000 Euro teures Pedelec vor die Tür. Nach der 1-Prozent-Regelung fielen in drei Jahren 432 Euro für Steuern- und Sozialversicherung und nochmals 500 Euro Pauschalsteuer für die abschließende Übereignung an, also insgesamt 932 Euro. Auf Bruttogehalt statt eines Pedelecs hätten Sie stattdessen 2.500 Euro an Steuern- und Sozialversicherung bezahlt.

Ersparnis: 1.568 Euro.

Muss ich dann mit dem Dienstfahrrad zur Arbeit fahren?

Nein, man kann sein Dienstfahrrad auch nur für die Freizeit benutzen und sich weiterhin mit dem PKW, dem ÖPNV oder zu Fuß zur Arbeit begeben. Die Entfernungspauschale steht einem  in jedem Fall trotzdem zu.

Tipps zum Verhandeln mit dem Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat durch den Abschluss eines Leasing- oder Kaufvertrages über die Anschaffung eines Dienstfahrrads zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Es fallen Buchungen in der Finanz- und Lohnbuchhaltung an. Es muss eine umsatzsteuerliche Behandlung erfolgen. Allerdings spart der Arbeitgeber entsprechend ebenfalls beim Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.

Wo ist der Haken?

Der Arbeitnehmer ist zunächst (noch) nicht Eigentümer des Fahrrads, sondern je nachdem der Leasing- oder der Arbeitgeber. Sollte das Arbeitsverhältnis während der Laufzeit beendet werden, muss für das Fahrrad eine Lösung gefunden werden. Außerdem muss bedacht werden, dass die Bemessungsgrundlage für die Renten- und Arbeitslosenversicherung sinkt!

Weitere Informationen

Weitergehende Informationen erhalten Sie in unserem INFO-Service Nr. 7 Steuerliche Förderung von Dienst- und Betriebsrad. Dieser ist online unter www.steuerzahler.de abrufbar.

(Alles natürlich ohne Gewähr!)

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