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Senat verzettelt sich bei Einführung der E-Akte

Bund der Steuerzahler Berlin e. V. / Meldungen 01.10.2021

Elektronischen Aktenführung droht am Behördendickicht zu scheitern

Das Land Berlin hat sich 2011 die flächendeckende Einführung einer elektronischen Aktenführung auf allen Ebenen der Verwaltung zum Ziel gesetzt. Zwei Legislaturperioden später kann die Landesregierung noch nicht einmal einen konkreten Plan für die dafür vorausgesetzte Vereinheitlichung der IT-Ausstattung vorweisen.

Im August 2011 hat der Senat die Innenverwaltung mit der Vorlage eines Konzepts zur flächendeckenden Einführung einer elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung beauftragt. Erklärtes Ziel war, bis zum Jahr 2016 insgesamt 50 Prozent und damit 34.000 der IT-gestützten Büroarbeitsplätze der Berliner Verwaltung mit einem einheitlichen System auszustatten.

Im Mai 2016 verabschiedete das Berliner Abgeordnetenhaus das Berliner E-Government-Gesetz (EGovG Bln), nach dem die Berliner Verwaltung ihre Akten spätestens ab Anfang 2023 elektronisch führen soll und hierfür in der Regel einen landeseinheitlichen Dienst für die Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) nutzt. Für die Einführung dieser Informations- und Kommunikationstechnologie wurde durch das Gesetz eigens ein IKT-Staatssekretärsposten geschaffen.

Im Koalitionsvertrag für die Legislaturperiode 2016 bis 2021 hieß es, dass für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung habe. Ein rascher Einstieg und sichtbare Fortschritte hätten für die Koalition Priorität.

In seinen Richtlinien der Regierungspolitik 2016 bis 2021 benannte der Berliner Senat den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik zur Beschleunigung der Verwaltungsabläufe als wichtigstes Ziel. Für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit habe die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung.

Im März 2020 versetzte die Vergabekammer die europaweite Ausschreibung zur Beschaffung der E‑Aktensoftware aufgrund eines Verfahrensfehlers in einen früheren Stand zurück. Die IKT-Staatssekretärin räumte daraufhin ein, dass sich die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin bis zum 1.1.2025 verschieben werde.

Der Rechnungshof von Berlin stellte 2021 fest, dass es der Innenverwaltung bislang noch nicht einmal gelungen sei, überhaupt funktionierende Steuerungsstrukturen für die nach dem Berliner E-Government-Gesetz geforderte Übertragung der Informations- und Kommunikationstechnik auf einen landeseinheitlichen Dienst zu etablieren. Die Innenverwaltung habe weder die vorgeschriebenen Planungsunterlagen erstellt noch die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sichergestellt. Deswegen sei das ursprüngliche Ziel gescheitert, bis Ende 2022 insgesamt 40.000 IKT-Arbeitsplätze zu migrieren. Weder zu dem weiteren zeitlichen Verlauf noch zu den zu erwartenden Kosten seien belastbare Aussagen möglich. Die angestrebte Vereinheitlichung des IT-Einsatzes der Berliner Verwaltung sei bei Beibehaltung des derzeitigen Migrationsvorgehens nicht in einem überschaubaren Zeitraum realisierbar. Dies gefährde nach Ansicht des Rechnungshofs die Leistungs- und Funktionsfähigkeit der Berliner Verwaltung.

Beim Bund der Steuerzahler bestehen erhebliche Zweifel, ob die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte selbst bis 2025 gelingt, wenn die dafür vorausgesetzte Vereinheitlichung des IT-Einsatzes der Berliner Verwaltung in einem überschaubaren Zeitraum nicht realisierbar erscheint.

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