Sommerfeste: Was gilt für Betriebsveranstaltungen?

In vielen Unternehmen gehören Sommerfeste zur Tradition. Oftmals soll die Veranstaltung den Mitarbeitenden einen besonderen Eventcharakter bieten, der die Kosten in die Höhe treibt. Dies hat laut Lohnsteuerhilfe Bayern zur Folge, dass die Zuwendungen an die Mitarbeiter steuerpflichtig werden können.

Zunächst merkt die Lohnsteuerhilfe an, dass der Arbeitgeber alle Kosten der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben absetzen und die Lohnsteuer für seine Beschäftigten übernehmen kann. Allerdings müsse er aufpassen, dass er die Sozialversicherungsfreiheit nicht aufs Spiel setzt.

Bei einer betrieblichen Veranstaltung seien die Zuwendungen durch den Arbeitgeber bis 110 Euro pro Mitarbeitenden steuerfrei. Allerdings sei dies auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt. Alles darüber hinaus sei mehr als eine kleine Aufmerksamkeit und müsse versteuert werden.

Angestellte seien hier aber nicht in der Pflicht. Sie müssten in der Steuererklärung nichts angeben. Die Versteuerung obliege dem Arbeitgeber. Dieser sollte wissen, dass die Steuerfreiheit nur dann gilt, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils bei größeren Firmen offensteht.

Zudem müsse der Arbeitgeber festhalten, wer tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmer aufteilen zu können. Bringen Beschäftigte Begleitpersonen mit, so würden die kompletten Ausgaben für die Begleitung dem betriebszugehörigen Mitarbeitenden angerechnet. Der Freibetrag von 110 Euro sei dann schnell überschritten, so die Lohnsteuerhilfe.

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hätte der Freibetrag auf 150 Euro ab dem 01.01.2024 erhöht werden sollen, jedoch sei dies nicht umgesetzt worden. Somit sei weiterhin die 110-Euro-Schwelle gültig.

Den Teilnehmern werden laut Lohnsteuerhilfe nicht nur die direkt zurechenbaren Kosten, wie zum Beispiel Speisen, Getränke und Tombolagewinne angerechnet. Der Gesetzgeber verlange, dass alle Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers, also auch nicht direkt zurechenbare Ausgaben, auf die Mitarbeiter umgelegt werden. So flössen in den Steuerfreibetrag anteilig gegebenenfalls zum Beispiel Raummiete, gebuchte Künstler, externe Eventmanager, Trinkgelder oder anwesende Sanitäter mit ein.

Ausgenommen seien Strom- und Wasserkosten auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers und intern für die Feier abgestelltes Personal. Wird das Sommerfest auf dem Betriebsgelände ausgerichtet, flössen die Reisekosten ebenfalls nicht in den Steuerfreibetrag mit ein. Dies betrifft laut Lohnsteuerhilfe zum Beispiel Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind und für das Sommerfest zur Firmenzentrale anreisen. Der Arbeitgeber könne diese Reisekosten steuerfrei erstatten.

Fallen beispielsweise Kosten je Mitarbeitenden von 135 Euro bei einer Betriebsveranstaltung an, müssten 25 Euro als geldwerter Vorteil von der Lohnbuchhaltung versteuert werden.

Der Arbeitgeber könne nun wählen, ob er diesen Mehrbetrag individuell zuzüglich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 Prozent sozialabgabenfrei versteuert. Letzteres sei für Beschäftigte regelmäßig vorteilhafter, so die Lohnsteuerhilfe. Des Weiteren könne er die Lohnsteuer für die Beschäftigten übernehmen, sodass das Sommerfest ein echtes Geschenk der Firmenleitung sei. Auch Leiharbeitnehmende könnten so beschenkt werden.

Gibt es neben dem Sommerfest und einer weiteren Veranstaltung, zum Beispiel Weihnachtsfeier, eine dritte Betriebsveranstaltung, so sei diese generell steuerpflichtig. Allerdings könne der Arbeitgeber noch nachträglich wählen, für welche Betriebsveranstaltung er den Steuerfreibetrag nutzt. So könne er die mit den niedrigsten Ausgaben als steuerlich nicht begünstigte festlegen.

Allerdings sei zu beachten, dass sich eine nachträgliche Änderung der Versteuerungsart auf die Sozialversicherungsbeiträge der Beschäftigten auswirken kann. Ein Wechsel von der Individual- zur Pauschalbesteuerung sei bis zur Erstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigung ohne Konsequenzen möglich. Wird die Lohnsteuerpauschalierung erst im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgenommen, gehe die Sozialversicherungsfreiheit verloren, habe das Bundessozialgericht im April 2024 geurteilt.

Lohnsteuerhilfe Bayern e.V., PM vom 09.07.2024