Form bei E-Akte: Steuerberater dürfen keine Word-Dateien versenden

Elektronische Dokumente sind nur dann wirksam bei Verfahren mit E-Akte eingereicht, wenn sie in einem der gesetzlich vorgeschriebenen Dateiformate (pdf oder TIFF) übermittelt werden. Word-Dokumente wahrten die Formvorgaben nicht, so der Bundesfinanzhof (BFH). Laut Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) schließt er sich damit der gleichlautenden Rechtsprechung von Bundesgerichtshof (BGH) und Bundesarbeitsgericht (BAG) an. Offen bleibe nach dem Beschluss des BFH allerdings, wie die Formvorschriften bei Papierakten zu werten sind.

Eine Steuerberatungsgesellschaft hatte die Revision per Word-Dokument über ihr besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) bei Gericht eingereicht. Daraufhin wies die Geschäftsstelle des BFH sie umgehend darauf hin, dass gemäß § 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) eine Übermittlung elektronischer Dokumente ausschließlich im pdf- oder TIFF-Format vorgeschrieben und das Dokument daher nicht formgerecht sei. Gleichzeitig wurde auf die Möglichkeit einer Heilung des Formfehlers gemäß § 52a Absatz 6 der Finanzgerichtsordnung hingewiesen, sofern das Dokument unverzüglich in einem geeigneten Format nachgereicht würde. Trotz des Hinweises reichte die Prozessbevollmächtigte die Revisionsschrift jedoch nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist nach.

Wie die BRAK mitteilt, verwarf der BFH die Revision als unzulässig. Auch eine Wiedereinsetzung sei wegen des Verschuldens der Steuerberater nicht in Betracht gekommen. Schließlich müsse diese Berufsgruppe das Verfahrensrecht kennen.

Die technischen Anforderungen an elektronische Dokumente, einschließlich der zulässigen Dateiformate, seien in der ERVV geregelt. Laut § 2 Absatz 1 S. 1 ERVV "ist" ein elektronisches Dokument im Dateiformat pdf oder TIFF einzureichen. Hierbei handele es sich um eine zwingende Vorschrift, so der BFH.

Ein elektronisches Dokument, das nicht in einem der vorgeschriebenen Formate übermittelt wird, sei nicht formgerecht und könne daher nicht wirksam bei Gericht eingereicht werden. Der Gesetzgeber habe bewusst das pdf-Format gewählt, da es von den meisten Computersystemen gelesen werden könne und sicher vor Manipulationen sei. Zudem biete es Schutz vor Schadsoftware und gewährleiste eine barrierefreie Darstellung. Dass das Gericht aus dem Word-Dokument ein pdf kreiere, liefe der mit der Regelung angestrebten Rechtssicherheit zuwider.

Mit dem Beschluss schließt sich der BFH laut BRAK dem BAG und BGH an, die ebenfalls entschieden hätten, dass ein als Word-Dokument eingereichter Schriftsatz formunwirksam ist, basierend auf § 46c Absatz 2 S. 1 Arbeitsgerichtsgesetz beziehungsweise § 32a Absatz 2 S. 1 Strafprozessordnung.

Bundesrechtsanwaltskammer, PM vom 04.10.2024 zu Bundesfinanzhof, Beschluss vom 30.08.2024, V R 1/24