Werbungskosten: Mit Homeoffice und IT-Ausgaben Steuern sparen

Alternativ zum Arbeitszimmer kann bei der Steuererklärung für 2020 erstmals eine Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden, auch wenn die Wohnung kein separates Arbeitszimmer aufweist. Auch Kosten für IT, Software und Telekommunikation können von der Steuer abgesetzt werden. Dies gilt sowohl für die Anschaffungskosten als auch für monatliche Kosten, die bei Telefon- und Internetnutzung anfallen. Hierauf weist der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitcom) hin.

Laut Bitcom gibt es zwei Alternativen, die Ausgaben für das Homeoffice in der Einkommenssteuererklärung anzusetzen: entweder durch Auflistung der Kosten eines separaten Arbeitszimmers oder über die für 2020 erstmals mögliche Homeoffice-Pauschale. Ist im Haushalt ein Arbeitszimmer vorhanden, das zu mindestens 90 Prozent für die berufliche Tätigkeit genutzt wird und steht kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung – etwa weil das Büro coronabedingt geschlossen ist –, könnten Steuerpflichtige die Kosten für das Arbeitszimmer als Werbungskosten bei der Einkommensteuer geltend machen. Abzugsfähig seien zum Beispiel die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Miet-, Heizungs- und Stromkosten sowie Abschreibungen für Schreibtisch und Schreibtischstuhl. Neu sei die Homeoffice-Pauschale: Erstmals könnten Arbeitnehmer Kosten für das Homeoffice absetzen, wenn sie über kein separates Arbeitszimmer verfügen, sondern zum Beispiel am Küchen- oder Wohnzimmertisch arbeiten. Für jeden Heimarbeitstag könnten pauschal fünf Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden, allerdings höchstens 600 Euro pro Jahr.

Wer privat angeschaffte IT-Geräte so gut wie ausschließlich, also zu mindestens 90 Prozent, beruflich nutzt, könne die Kosten dafür in voller Höhe von der Steuer absetzen, so der Digitalverband weiter. Bei geringerer beruflicher Nutzung seien die Kosten in berufliche und private Nutzungsanteile aufzuteilen. Die Aufteilung sei bei einer Nachfrage des Finanzamts nachzuweisen. Hierfür sollte eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers vorgelegt werden können oder drei Monate lang die Nutzung des Geräts aufgezeichnet werden. Sei kein Nachweis möglich, gehe die Rechtsprechung von einer jeweils zur Hälfte beruflichen und privaten Nutzung aus. Anschaffungskosten bis 800 Euro netto könnten im Jahr des Kaufs komplett geltend gemacht werden. Wird diese Wertgrenze überschritten, müsse der Nettokaufpreis zusammen mit der gezahlten Umsatzsteuer über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Die 800-Euro-Grenze gelte für Hardware wie PC, Notebook oder Tablet sowie für zugehörige Peripheriegeräte wie Drucker, Monitor oder Maus. Für diese Geräte werde eine gewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren angenommen. Für Smartphones beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer laut Bitcom fünf und für Faxgeräte sechs Jahre. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputtgeht oder eine Reparatur nötig wird, könnten die Ersatzkosten sofort entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil des zugehörigen Geräts abgezogen werden. Das Gleiche gelte für die Kosten von Verbrauchsmaterialien, etwa Toner, Tinte und Druckerpapier.

Die steuerliche Beurteilung von beruflich genutzter Software orientiere sich an den Grundsätzen für die zugehörige Hardware, so der Bitcom weiter. So werde als gewöhnliche Nutzungsdauer von Anwendungssoftware wie Textprogrammen drei Jahre angenommen. Ist der Anschaffungspreis der Software nicht höher als 800 Euro netto, könne er im Jahr der Anschaffung in voller Höhe angesetzt und mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Teil der Werbungskosten geltend gemacht werden.

Steuerzahler könnten auch beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten, also Zahlungen an den Provider und den Rundfunkbeitrag, absetzen. Ohne Nachweis erkenne das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat pauschal als Werbungskosten an. Wer einen höheren Anteil absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen. Dabei sei "berufliche Nutzung" weiter gefasst, als es viele Steuerzahler vermuten. Der Bundesfinanzhof erkenne sogar Kosten für rein private Telefonate mit der Familie steuermindernd an, wenn Steuerpflichtige aus beruflichen Gründen länger als eine Woche von ihrer Familie getrennt sind.

Aufwendungen für Computer-Kurse und Software-Schulungen würden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt, wenn die Fortbildung mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht und die erworbenen Kenntnisse im Beruf eingesetzt werden können. Das müsse im Zweifel nachgewiesen werden. Daher sollten Steuerpflichtige zumindest eine Teilnahmebescheinigung für den Kurs vorweisen können. Besser sei eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren könnten die Fahrtkosten zum Kursort (0,30 Euro pro Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe könnten bei der Einkommensteuer geltend gemacht werden, soweit sie beruflich veranlasst sind. Zuschüsse des Arbeitgebers zu einer Fortbildung, etwa Computer- oder Programmierkurse, sind laut Bitcom auch dann steuerfrei, wenn die Fortbildung nicht direkt mit der Beschäftigung in Zusammenhang steht, sondern lediglich seine allgemeine Beschäftigungsfähigkeit erhöht.

Wer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Geräte privat nutzt, müsse keine steuerlichen Probleme befürchten. Die Vorteile, die Arbeitnehmer aus dieser Nutzung ziehen, unterlägen regelmäßig weder der Einkommens- noch der Mehrwertsteuer. Diese Steuerfreiheit erstrecke sich auf Software und Anwendungen für mobile Endgeräte, die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassen wurden, aber auch privat genutzt werden dürfen.

Die detaillierte Auflistung und Aufteilung beruflich bedingter Kosten für Homeoffice, IT und Fortbildungen lohnt sich nach Angaben des Bitcom nur, wenn die insgesamt im Jahr 2020 angefallenen berufsbedingten Kosten 1.000 Euro überschreiten. Denn Werbungskosten bis 1.000 Euro erkenne das Finanzamt pauschal, das heißt ohne Einzelauflistung und Nachweis, steuermindernd an.

Die Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung für das Jahr 2020 ende am 02.08.2021. Wenn die Erklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängere sich die Abgabefrist bis zum 28.02.2022. Wer ohne eigenes Verschulden, etwa wegen der Corona-Pandemie, an einer rechtzeitigen Abgabe der Steuererklärung verhindert ist, könne durch Antrag beim Finanzamt Verlängerung der Abgabefrist beantragen.

Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, PM vom 10.05.2021