Steuererklärungen: Voraussetzungen bei Angabe in Papierform

Steuererklärungen sind dem Finanzamt in der Regel nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung elektronisch zu übermitteln. In einem aktuellen Schreiben bestimmt das Bundesfinanzministerium (BMF) die Voraussetzungen, unter denen Steuererklärungen noch in Papierform abgegeben werden dürfen.

Dem Schreiben zufolge ist die Abgabe in Papierform möglich, wenn die elektronische Übermittlung gesetzlich nicht angeordnet ist (zum Beispiel § 25 Absatz 4 Satz 1 in Verbindung mit § 46 Absatz 2 Nr. 2 bis 8 des Einkommensteuergesetzes – EStG) oder ein durch das Finanzamt anerkannter Härtefall vorliegt (zum Beispiel § 25 Absatz 4 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 150 Absatz 8 Abgabenordnung – AO).

Weiter führt das BMF aus, dass Steuererklärungen in Papierform nach "amtlich vorgeschriebenem Vordruck" übermittelt werden müssen (§ 150 Absatz 1 AO). Dies seien Vordrucke, mit den von der Steuerverwaltung freigegebenen Druckvorlagen hergestellt worden sind und zum Beispiel in Finanzämtern zur Mitnahme ausliegen sowie Vordrucke, die auf den Internetseiten der Steuerverwaltung bereitgestellt und ausgedruckt werden. Auch Vordrucke, die nach dem Muster einer amtlich freigegebenen Druckvorlage – insbesondere durch Steuererklärungssoftware – erzeugt und ausgedruckt werden, zählten dazu.

Weiter enthält das Schreiben Vorgaben zum Ausfüllen der Steuererklärungen in Papierform. Danach müssen sie die Feldeinteilungen eingehalten werden. Die Zuordnung von Beträgen zu Kennzahlen muss eindeutig sein und die Kennzahlen dürfen nicht überschrieben werden. Eintragungen müssen deutlich erkennbar sein (zum Beispiel Druckschrift bei handschriftlichen Eintragungen oder Fettdruck bei maschinellen Eintragungen). (Firmen-)Stempel, zum Beispiel zur Eintragung von Adressen, sind nicht zu verwenden. Felder, in denen kein Eintrag erforderlich ist, bleiben leer – sie sollen weder durchgestrichen noch ausgenullt noch mit sonstigen Vermerken ausgefüllt werden. Bei negativen Beträgen ist ein Minuszeichen vor den Betrag zu setzen.

Weiter führt das Ministerium aus, dass mehrseitige Steuererklärungsvordrucke vollständig abzugeben sind. Dazu gehörten auch Seiten ohne Eintragungen. Nicht abgegeben werden müssten Anlagen ohne jegliche Eintragung, zum Beispiel eine leere Anlage N für den im Veranlagungszeitraum nicht berufstätigen Ehegatten. Die Seiten mehrseitiger Vordrucke dürften nicht miteinander verbunden werden (zum Beispiel durch Heft- oder Büroklammern).

Das ausführliche Schreiben ist auf den Seiten des BMF (www.bundesfinanzministerium.de) als pdf-Datei verfügbar.

Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 12.08.2022, IV A 5 - O 1561/19/10001 :004