Elektronisches Fahrtenbuch: Nachträgliche Veränderungsmöglichkeit muss ausgeschlossen sein

Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Dies stellt der Bundesfinanzhof (BFH) klar.

Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch könnten nicht identisch sein. Das Erfordernis, dass nachträglich vorgenommene Änderungen in der Datei dokumentiert und offengelegt werden müssen, sei nur für ein elektronisches Fahrtenbuch von Bedeutung. Bei einem in Papierform geführten Fahrtenbuch gebe es demgegenüber keine "Datei" im vorgenannten Sinne, sondern lediglich auf Papier festgehaltene Eintragungen (Daten). Auch hier müssten nachträgliche Änderungen allerdings "deutlich als solche erkennbar" sein. Eine lose Ansammlung einzelner Daten (Blätter, Seiten) ohne äußeren Zusammenhang könne daher schon in begrifflicher Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein, so der BFH. Die hiernach erforderliche "buch"-förmige äußere Gestalt könne dabei wiederum nur ein in Papierform, nicht aber ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch aufweisen.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23