Elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen: Ermittlung steuerlicher Identifikationsnummer

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich mit Schreiben vom 23.01.2024 zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer (kurz: ID-Nr.) für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen geäußert.

Wie der Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt mitteilt, sieht das vom Bundestag verabschiedete Wachstumschancengesetz in § 39 Absatz 3 Einkommensteuergesetz (EStG) eine gesetzliche Regelung vor, wonach der Arbeitgeber zumindest über das Finanzamt die ID-Nummer – auch ohne Zustimmung des Arbeitnehmers – erhalten konnte. Das Wachstumschancengesetz sei bislang aber nicht verabschiedet; der Vermittlungsausschuss werde am 21.02.2024 seine Beratungen fortsetzen. Im Vorgriff auf eine gesetzliche Änderung sehe das BMF eine solche Abfragemöglichkeit bereits vorab vor.

Das vorliegende BMF-Schreiben führe Folgendes aus: Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften sei die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 beschlossen worden. Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen nach § 41b Absatz 1 Satz 2 EStG sei daher ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig.

Habe der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer für 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und versichere der Arbeitgeber, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat, teile das zuständige Finanzamt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers auf formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers mit. Die Anfrage müsse den Namen, das Geburtsdatum sowie die Anschrift des Arbeitnehmers enthalten. Von einer Pflichtwidrigkeit sei auch auszugehen, wenn der Arbeitnehmer der Aufforderung ohne Begründung nicht nachkommt. Eine Mitteilung erfolge bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen auch dann, wenn die Identifikationsnummer dem Arbeitnehmer erstmals zuzuteilen ist. Einer Bevollmächtigung oder Zustimmung des Arbeitnehmers bedürfe es insoweit nicht.

Unabhängig davon, so das BMF, könne der Arbeitgeber generell die Zuteilung beziehungsweise die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer hierzu nach § 80 Absatz 1 Abgabenordnung bevollmächtigt hat.

Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese nicht erhalten, habe er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln.

Dies gelte dem Schreiben des BMF zufolge insbesondere für

• Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, die im Ausland ansässig sind und denen die Unterlagen zur Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer zugeschickt wurden, diese jedoch bisher noch nicht beantragt haben,

• Arbeitnehmer – insbesondere auch aus dem Ausland -, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben (mit Ausnahme der im BMF-Schreiben vom 7. November 2019, BStBl 2019 I S. 1087 unter Abschnitt 3 bezeichneten Fälle),

• Zahlungen an Sterbegeldempfänger sowie

• Arbeitnehmer, die sich weigern, dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen.

Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann, könne der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zugrunde zu legen.

Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt, PM vom 15.02.2024