Betriebliche Zapfsäule: Fahrtenbuchmethode und Nachweis der Tankkosten

Der Bund der Steuerzahler (BdSt) Baden-Württemberg e.V. hat sich mit der Frage befasst, wie bei Benutzung einer betrieblichen Zapfsäule der Nachweis der Tankkosten zu erfolgen hat.

Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines Betriebs-Kfz durch einen Arbeitnehmer könne grundsätzlich entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder durch die Nutzung eines Fahrtenbuches ermittelt werden.

Bei der Fahrtenbuchmethode müssten die Kosten für den Pkw dokumentiert werden. Der Bundesfinanzhof (BFH) habe nun aber mit Urteil vom 15.12.2022 entschieden, dass die Fahrtenbuchmethode bei einer Betriebstankstelle nicht anerkannt wird, wenn die Menge und der Preis des getankten Kraftstoffes nicht dokumentiert wurden. Das Gesetz schreibe für die Fahrtenbuchmethode vor, dass die entstandenen Kosten durch entsprechende Belege nachzuweisen sind.

In dem der BFH-Entscheidung zugrunde liegenden Fall erhielten zwei Angestellte laut BdSt in einem Zeitraum von rund fünf Jahren jeweils ein betriebliches Fahrzeug von ihrem Arbeitgeber und führten ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, um das Verhältnis der Privatfahrten zu den übrigen Fahrten nachzuweisen. Hierfür seien die Treibstoffkosten auf Basis von Durchschnittswerten geschätzt worden. "In der Praxis sind Kostenschätzungen in vielen Fällen eine von der Finanzverwaltung anerkannte Methode", informiert der BdSt Baden-Württemberg. Im vorliegenden Fall komme eine Schätzung belegmäßig nicht erfasster Treibstoffkosten für die Fahrtenbuchmethode nach Auffassung des BFH jedoch nicht in Betracht. Er begründe dies mit dem Grundsatz der Fahrtenbuchmethode, bei der die tatsächlich entstandenen Aufwendungen stets zu belegen sind.

Im vorliegenden Fall habe auch keine Berechnung der Kraftstoffkosten anhand von Einkaufsrechnungen über den insgesamt im Streitzeitraum bezogenen Kraftstoff und den anteiligen Kraftstoffkosten je Pkw genügt, die sich aus dem durchschnittlichen Literpreis für Kraftstoff und dem vom Fahrzeughersteller angegebenen Durchschnittsverbrauch ergeben.

Im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen könnten daher vor allem auf Betriebe in ländlichen Regionen, in denen Betriebstankstellen verbreiteter sind, hohe Lohnsteuernachzahlungen zukommen, warnt der Steuerzahlerbund. Das Unternehmen könne einen Nachweis durch entsprechende technische Ausstattung der Zapfsäule führen, zum Beispiel durch einen Chip. Viele kleinere Unternehmen verfügten jedoch nicht über diese technische Ausstattung. Hier müsste also noch die Menge des getankten Kraftstoffs schriftlich erfasst und ein jeweils tagesaktueller Preis pro Liter bestimmt werden. Auch bei E-Fahrzeugen sollten die Menge und der Preis des geladenen Stroms belegmäßig erfasst werden.

Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg e.V., PM vom 12.06.2023