Firmen-Pkw und Privatnutzung

Die lohnsteuerliche Behandlung von auch zur privaten Nutzung überlassenen Firmenwagen an Arbeitnehmer ist einer der Hauptprüfpunkte bei Lohnsteuer-Außenprüfungen. In den letzten Jahren ist eine Vielzahl von Verwaltungsregelungen ergangen, in denen die Finanzverwaltung ihre Auffassung zur aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs bzw. zu häufig diskutierten Zweifelsfragen geäußert hat. Vor kurzem wurden diese Verwaltungsregelungen in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zusammengefasst und um weitere Regelungen ergänzt.

Pauschale Nutzungswertmethode

Da dieses Verwaltungsschreiben sehr umfangreich ist, wird im Folgenden nur auf ausgewählte Regelungen zur pauschalen Nutzungswertmethode (sog. 1-Prozent-Regelung zzgl. 0,03-Prozent-Regelung bzw. 0,002-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) eingegangen. Im Einzelnen gelten folgende Grundsätze:

Begrenzung des pauschalen Nutzungswertes

Der pauschal ermittelte Nutzungswert kann die dem Arbeitgeber für das Fahrzeug insgesamt entstandenen Kosten übersteigen. Wird dies nachgewiesen, ist der pauschale Nutzungswert höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten des Fahrzeugs anzusetzen (sog. Kostendeckelung).

Nutzungsverbot

Wird dem Arbeitnehmer verboten, das zur Verfügung gestellte Fahrzeug für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder mehr als eine Familienheimfahrt wöchentlich zu nutzen, ist von dem Ansatz eines pauschalen Nutzungswertes abzusehen, wenn das Nutzungsverbot durch entsprechende Unterlagen (z. B. eine arbeitsvertragliche oder andere arbeits- oder dienstrechtliche Rechtsgrundlage) nachgewiesen wird. Diese sind als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Dem Nutzungsverbot des Arbeitgebers steht ein ausdrücklich mit Wirkung für die Zukunft erklärter schriftlicher Verzicht des Arbeitnehmers auf die Nutzung für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder mehr als eine Familienheimfahrt wöchentlich gleich, wenn aus außersteuerlichen Gründen ein Nutzungsverbot des Arbeitgebers nicht in Betracht kommt und der Nutzungsverzicht dokumentiert wird. Die Nutzungsverzichtserklärung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

Wechsel der Bewertungsmethode

Ein unterjähriger Wechsel zwischen der pauschalen (1-Prozent-Regelung) und der individuellen Nutzungswertmethode (Fahrtenbuch) für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig.

Dienstfahrten zur Wohnung

Ein geldwerter Vorteil ist für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nicht zu erfassen, wenn dem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug ausschließlich an den Tagen für seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird, an denen es erforderlich werden kann, dass er Dienstfahrten von der Wohnung aus antritt oder an der Wohnung beendet, z. B. bei einem Bereitschaftsdienst.

Fahrzeugpool

Stehen Nutzungsberechtigten in einem Fahrzeugpool mehrere Fahrzeuge zur Verfügung, so ist der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten mit 1 Prozent der Listenpreise aller Fahrzeuge zu ermitteln und die Summe entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist grundsätzlich mit 0,03 Prozent der Listenpreise aller Fahrzeuge zu ermitteln und die Summe durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen. Dieser Wert ist beim einzelnen Arbeitnehmer mit der Zahl seiner Entfernungskilometer zu multiplizieren. Dem einzelnen Nutzungsberechtigten bleibt es unbenommen, im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung zur Einzelbewertung seiner tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überzugehen.

Fahrzeugwechsel

Bei einem Fahrzeugwechsel im Laufe eines Kalendermonats ist der Listenpreis des überwiegend zur Verfügung gestellten Fahrzeugs zugrunde zu legen.

Gelegentliche Überlassung

Der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten und der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind auch dann anzusetzen, wenn dem Arbeitnehmer das Fahrzeug tatsächlich nur gelegentlich überlassen wird. Die Monatsbeträge brauchen nicht angesetzt zu werden für volle Kalendermonate, in denen dem Arbeitnehmer kein betriebliches Fahrzeug zur Verfügung steht, oder wenn dem Arbeitnehmer das Fahrzeug aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich (von Fall zu Fall) für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird. In diesem Fall sind der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten und der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001 Prozent des inländischen Listenpreises des Fahrzeugs zu bewerten (Einzelbewertung). Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.

Sonderausstattung

Eine in die Bemessungsgrundlage einzubeziehende Sonderausstattung liegt nur vor, wenn das Fahrzeug bereits werkseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung damit ausgestattet ist (z. B. ein werkseitig eingebautes Satellitennavigationsgerät). Nachträglich eingebaute unselbständige Ausstattungsmerkmale sind durch den pauschalen Nutzungswert abgegolten und erhöhen den geldwerten Vorteil nicht.

Überlassung an mehrere Arbeitnehmer

Wird ein Fahrzeug mehreren Arbeitnehmern überlassen, so ist der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten von 1 Prozent des Listenpreises entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist bei jedem Arbeitnehmer mit 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln und durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen. Dem einzelnen Nutzungsberechtigten bleibt es unbenommen, im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung zur Einzelbewertung seiner tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überzugehen.

Überlassung mehrerer Fahrzeuge

Stehen einem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Fahrzeuge zur Verfügung, so ist für jedes Fahrzeug der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten mit monatlich 1 Prozent des Listenpreises anzusetzen. Dies gilt auch beim Einsatz eines Wechselkennzeichens. Dem pauschalen Nutzungswert für Privatfahrten kann der Listenpreis des überwiegend genutzten Fahr-zeugs zugrunde gelegt werden, wenn die Nutzung der Fahrzeuge durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörende Personen so gut wie ausgeschlossen ist. Bei Anwendung der 0,03 Prozent-Regelung ist dem pauschalen Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stets der Listenpreis des überwiegend für diese Fahrten genutzten Fahrzeugs zugrunde zu legen. Bei Anwendung der Einzelbewertung ist der pauschale Nutzungswert entsprechend den Angaben des Arbeitnehmers fahrzeugbezogen zu ermitteln.

Nutzungsentgelt

Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder auf dessen Weisung an einen Dritten zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers (abgekürzter Zahlungsweg) für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs, insbesondere für die Nutzung zu privaten Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten ein Nutzungsentgelt, mindert dies den steuerpflichtigen Nutzungswert.

Nutzungsentgelt ist bei der pauschalen Nutzungswertmethode:

• Ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z. B. Monatspauschale),
• ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z. B. Kilometerpauschale),
• die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vom Arbeitnehmer übernommenen Leasingraten,
• die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Fahrzeugkosten durch den Arbeitnehmer. Dies gilt auch für einzelne Fahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder, wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten abgerechnet werden.

Kein Nutzungsentgelt ist insbesondere der Barlohnverzicht des Arbeitnehmers im Rahmen einer Gehaltsumwandlung. Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert, führt der über-steigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.

Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten

Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines ihm auch zur privaten Nutzung überlassenen betrieblichen Fahrzeugs können nicht nur im Zahlungsjahr, sondern auch in den darauf folgenden Kalenderjahren auf den privaten Nutzungswert für das jeweilige Fahrzeug bis auf 0 Euro angerechnet werden. Bei Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu Leasingsonderzahlungen ist entsprechend zu verfahren.

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat im Jahr 2016 zu den Anschaffungskosten eines betrieblichen Fahrzeugs einen Zuschuss von 10.000 Euro geleistet. Der geldwerte Vorteil beträgt jährlich 4.000 Euro. Ab Januar 2018 wird ihm ein anderes betriebliches Fahrzeug überlassen. Der geldwerte Vorteil von 4.000 Euro wird in den Jahren 2016/2017 um jeweils 4.000 Euro gemindert. Auf Grund der Überlassung eines anderen betrieblichen Fahrzeugs ab Januar 2018 kann der verbleibende Zuzahlungsbetrag von 2.000 Euro nicht auf den geldwerten Vorteil dieses betrieblichen Fahrzeugs angerechnet werden.