Betriebliche Zapfsäule – Fahrtenbuchmethode und Nachweis der Tankkosten

Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines Betriebs-KFZ´s durch einen Arbeitnehmer kann entweder nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung oder durch die Nutzung eines Fahrtenbuches ermittelt werden.

Bei der Fahrtenbuchmethode müssen die Kosten für den PKW dokumentiert werden. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 15.12.2022 entschieden, dass die Fahrtenbuchmethode bei einer Betriebstankstelle nicht anerkannt wird, wenn die Menge und der Preis des getankten Kraftstoffes nicht dokumentiert wurden. Das Gesetz schreibt für die Fahrtenbuchmethode vor, dass die entstandenen Kosten durch entsprechende Belege nachzuweisen sind.

Der BFH musste über folgenden Fall entscheiden: Zwei Angestellte erhielten in einem Zeitraum von rund fünf Jahren jeweils ein betriebliches Fahrzeug von ihrem Arbeitgeber und führten ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, um das Verhältnis der Privatfahrten zu den übrigen Fahrten nachzuweisen. Hierfür wurden die Treibstoffkosten auf Basis von Durchschnittswerten geschätzt. „In der Praxis sind Kostenschätzungen in vielen Fällen eine von der Finanzverwaltung anerkannte Methode“, informiert der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg. Im vorliegenden Fall kommt eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Treibstoffkosten für die Fahrtenbuchmethode nach Auffassung des BFH jedoch nicht in Betracht. Er begründet dies mit dem Grundsatz der Fahrtenbuchmethode, bei der die tatsächlich entstandenen Aufwendungen stets zu belegen sind.

Im vorliegenden Fall reichte auch keine Berechnung der Kraftstoffkosten anhand von Einkaufsrechnungen über den insgesamt im Streitzeitraum bezogenen Kraftstoff und den anteiligen Kraftstoffkosten je Pkw, die sich aus dem durchschnittlichen Literpreis für Kraftstoff und dem vom Fahrzeughersteller angegebenen Durchschnittsverbrauch ergeben.

Im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen könnten daher vor allem auf Betriebe in ländlichen Regionen, in denen Betriebstankstellen verbreiteter sind, hohe Lohnsteuernachzahlungen zukommen, warnt der Steuerzahlerbund. Das Unternehmen kann einen Nachweis durch entsprechende technische Ausstattung der Zapfsäule führen, z. B. durch einen Chip. Viele kleinere Unternehmen verfügen jedoch nicht über diese technische Ausstattung. Hier müsste also noch die Menge des getankten Kraftstoffs schriftlich erfasst und ein jeweils tagesaktueller Preis pro Liter bestimmt werden. Auch bei E-Fahrzeugen sollten die Menge und der Preis des geladenen Stroms belegmäßig erfasst werden.

Weitere Hinweise zum Führen eines Fahrtenbuchs hält der Bund der Steuerzahler in der BdSt-Broschüre „Steuern sparen mit dem Fahrtenbuch“ bereit. Diese und weitere Materialien sind für Mitglieder online unter steuerzahler.de/broschueren abrufbar oder können unter der gebührenfreien Rufnummer 08000 / 76 77 78 kostenlos bestellt werden.